Thực hiện Kế hoạch số 52/KH-SNV ngày 05/9/2023 của Sở Nội vụ về việc kiểm tra, khảo sát thực tế chất lượng tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại các đơn vị, địa phương, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (Chi cục) nhận thấy việc xác định, phân phông lưu trữ các cơ quan chuyên môn cấp huyện trong quá trình hình thành phát triển tại các địa phương chưa đảm bảo theo quy định tại Điều 24 Luật lưu trữ năm 2011 và Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước. Do đó, ngày 29/3/2024, Chi cục đã tham mưu, đề xuất Sở Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn xác định phông lưu trữ tại các địa phương giai đoạn từ năm 1976 đến năm 2015.

​        Đến ngày 10/4/2024, Sở Nội vụ có Văn bản số 1374/SNV-VTLT về việc hướng dẫn xác định, phân phông lưu trữ tại các địa phương từ năm 1976 đến năm 2015. Công văn có nội dung chủ yếu như sau:

​        1. Để xác định phông, phân phông lưu trữ, các địa phương cần xác định giới hạn của phông lưu trữ (căn cứ vào thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hoạt động của cơ quan, đơn vị đó); sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan, đơn vị thường được quy định bằng văn bản pháp luật của Trung ương, UBND tỉnh về việc thành lập, chia tách, sáp nhập hay giải thể cơ quan, đơn vị, địa phương.

​        2. Cơ sở pháp lý để phân phông, tách phông lưu trữ của các địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Nai được căn cứ theo quy định: Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) hoặc Quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) ban hành để chia tách các đơn vị hành chính cấp huyện và căn cứ các quyết định của UBND tỉnh quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính cấp huyện (Phụ lục I kèm theo Văn bản).

​        3. Việc xác định phông, phân phông lưu trữ của các địa phương được hình thành từ năm 1976 đến khi có quyết định thành lập đơn vị hành chính cấp huyện mới của cơ quan có thẩm quyền (Phụ lục II kèm theo Văn bản).

​      4. Việc xác định phông, phân phông lưu trữ mới của các địa phương sau khi cơ quan có thẩm quyền (Chính phủ, Thủ trướng Chính phủ hoặc UBND tỉnh) có quyết định chia tách, thành lập mới đơn vị hành chính cấp huyện hoặc quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn (Phụ lục III kèm theo Văn bản).

​        5. Đối với 02 địa phương: thành phố Biên Hòa và huyện Vĩnh Cửu cơ bản không có thay đổi (chia tách, thành lập đơn vị hành chính mới) do đó các phông lưu trữ hoạt động xuyên suốt từ năm 1976 đến năm 2015 (Phụ lục IV kèm theo Văn bản).

​        ​Lưu ý: Trong quá trình triển khai thực hiện xác định phông, phân phông lưu trữ các địa phương căn cứ vào hướng dẫn của Sở Nội vụ và tình hình thực tế hồ sơ, tài liệu được hình thành của các địa phương tại từng giai đoạn cụ thể để điều chỉnh phông lưu trữ cho phù hợp, đảm bảo theo quy định.

Đoàn kiểm tra theo Kế hoạch số 52/KH-SNV đang kiểm tra tài liệu nộp lưu tại Kho Lưu trữ thành phố Long Khánh

​

Hình ảnh Kho lưu trữ cấp huyện bảo quản tài liệu lưu trữ tại Địa phương 

Sở Nội vụ đề nghị UBND các huyện, thành phố Long Khánh, thành phố Biên Hòa nghiên cứu triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện có phát sinh, vướng mắc cần trao đổi, đề nghị các đơn vị, địa phương liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Địa chỉ: số 04/22/10A, đường Nguyễn Du, Khu phố 4, phường Quang Vinh, TP. Biên Hòa, Đồng Nai, số điện thoại: 02513.840.752) để phối hợp hướng dẫn.

Việc ban hành Văn bản hướng dẫn nêu trên nhằm giúp các địa phương có cơ sở trong việc xác định phông, phân phông lưu trữ trong quá trình chỉnh lý tài liệu được chính xác và tạo điều kiện thuận lợi để địa phương thống kê, chọn lọc hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định./.

Công văn số 1374/SNV-VTLT.pdf.