Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, các cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp tại Việt Nam đang từng bước số hóa hoạt động quản trị, trong đó có công tác quản lý tài liệu. Tài liệu điện tử ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thể văn bản, hồ sơ được tạo lập, xử lý và lưu trữ hàng ngày.