Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai:
1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (Trung tâm) có chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ, lưu trữ lịch sử, tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, số hóa, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu (tài liệu giấy, tài liệu điện tử); thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. nhiệm vụ
Trung tâm có nhiệm vụ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nội dung sau:
- Trình cấp cóa thẩm quyền ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Trình cấp có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu đến hạn giao nộp lưu vào kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;
- Chỉnh ly, phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, tổ chức sắp xếp khoa học các phông lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;
tham mưu cho Ủy ban nhân dân Tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, .
1. Tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; ban hành và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
b) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
d) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
đ) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, giải quyêt theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
e) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
g) Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về văn thư, lưu trữ;.
2. Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ.
a) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của lưu trữ lịch sử tỉnh; Quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật;
b) Thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; Quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;
c) Thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh gồm:
- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
d) Thực hiện công tác báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
đ) Cấp mới, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;
e) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
3. Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài chính tài sản được giao; thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức, viên chức, người lao động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định của pháp luật;
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao theo quy định của pháp luật.
(Trich Quyết định 190/QĐ-SNV ngày 21/8/2018 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai)