Theo đề nghị của Sở Tư pháp tại Văn bản số 916/STP-VP ngày 19/3/2024 về việc thẩm tra hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản của Phòng Công chứng số 1 (Đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp);
Để công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện đúng quy định; đồng thời giúp cho đơn vị tiêu hủy những tài liệu thực sự hết giá trị nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ; Sau khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị, Chi cục Văn thư - lưu trữ (Chi cục) đã tiến hành thẩm định Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị. Đồng thời, tổ chức kiểm tra thực tế khối tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ của Phòng Công chứng số 1. Tham gia Đoàn kiểm tra của Chi cục có ông Trần Võ Chí Cường - Chi cục trưởng, bà Trương Bích Hồng - Lưu trữ viên, bà Lê Thị Ngọc Ngân - Lưu trữ viên. Đại diện Phòng Công chứng số 1 có bà Phạm Thị Minh Thùy - Phó Trưởng phòng và bà Đặng Thị Ngọc Thùy - Chuyên viên phụ trách Văn thư - lưu trữ.
Đoàn làm việc tại Phòng Công chứng số 1
Khối tài liệu hết giá trị của Phòng Công chứng số 1
Khối tài liệu hết giá trị xin tiêu hủy của đơn vị khoảng 22 mét giá tài liệu (giai đoạn từ năm 1994-2003) , tài liệu chủ yếu là các hồ sơ công chứng đối với các loại hợp đồng, giao dịch như: Hợp đồng thế chấp, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng bảo lãnh, các văn bản liên quan đến di sản thừa kế, bản dịch..... của Phòng Công chứng số 1.
Căn cứ quy định tại Điều 18, Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011; Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20/6/2014; Văn bản số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Khối tài liệu đề nghị tiêu hủy theo Danh mục tài liệu hết giá trị của Phòng Công chứng số 1 đã hết thời hạn bảo quản theo quy định.
Tại buổi làm việc, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã hướng dẫn và đề nghị Phòng Công chứng số 1 hoàn chỉnh hồ sơ xin tiêu hủy theo quy định để Chi cục tham mưu Sở Nội vụ có văn bản chấp thuận cho đơn vị tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo thẩm quyền./.