Căn cứ Quyết định số 1186/QĐ-UBND ngày 15/4/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai về công bố Bộ thủ tục hành chính ngành Nội vụ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ, UBND cấp xã tỉnh Đồng Nai; trong đó thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ có quy trình như sau:
1. Trình tự thực hiện
- Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.
- Bước 2: Nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến Sở Nội vụ, nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bằng hình thức dịch vụ bưu điện tại Trung tâm hành chính công tỉnh. Công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ nội dung hồ sơ.
- Bước 3: Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tiếp nhận, giải quyết, nhập tình trạng giải quyết hồ sơ lên phần mềm egov, giao kết quả hồ sơ về Trung tâm.
- Bước 4: Trung tâm có trách nhiệm giao trả kết quả cho người yêu cầu.
2. Cách thức thực hiện
Nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến Sở Nội vụ, nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bằng hình thức dịch vụ bưu điện tại Trung tâm hành chính công tỉnh. Địa chỉ: số 236 đường Phan Trung, phường Tân Tiến, Tp. Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
3. Thành phần, số lượng hồ sơ
- Thành phần hồ sơ
+ Đơn đề nghị cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề;
+ Bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực hành nghề của cá nhân đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề;
+ Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ;
+ Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ;
+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền;
+ Ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (không quá 6 tháng).
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
4. Thời hạn giải quyết cấp
Thời hạn giải quyết 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
5. Thời gian làm việc
- Từ thứ Hai đến thứ Sáu, buổi sáng từ 7giờ đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ đến 16 giờ 30 phút.
- Trừ thứ Bảy và Chủ nhật và các ngày lễ theo quy định.
6. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Các cá nhân có nhu cầu cấp, cấp lại, bổ sung lĩnh vực hành nghề của chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
7. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai
8. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
9. Lệ phí: Không có
10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;
11. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
Đơn đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, cụ thể như sau:
Mẫu số 01
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
..........., ngày...... tháng.... năm 20.....
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh. .........................
Họ và tên:........................................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:..............................................................................................................
Chứng minh nhân dân/căn cước công dân số: .......................... Ngày cấp:.....................
Nơi cấp: ...........................................................................................................................................
Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có). ......................................
................................................................................................................................................................
Lĩnh vực đăng ký hành nghề lưu trữ: .........................................................................................
1. Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có)
2. Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề
3. Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ
4. Sơ yếu lý lịch
5. Hai (02) ảnh 2 x 3 cm
Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi./.
NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ, tên)
Mẫu số 02
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
......., ngày...... tháng.... năm 20.....
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh ..........................
Họ và tên:...........................................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:.................................................................................................................
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:................................................................................................
Chứng minh nhân dân/căn cước công dân số:............................ Ngày cấp:.....................
Nơi cấp:..........................................................................................................................................
Điện thoại:....................................... Email (nếu có):........................................................................
Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có)...............................................
..................................................................................................................................................................
Thời gian đã cấp hành nghề lưu trữ:..........................................................................................
Lý do xin cấp lại chứng chỉ hành nghề:
1. Hết thời gian sử dụng ¨
2. Bổ sung nội dung hành nghề ¨
3. Bị hư hỏng ¨
4. Bị mất ¨
Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
1. Bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ ¨
2. Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề (trường hợp bổ sung nội dung hành nghề) ¨
3. Hai (02) ảnh 2 x 3 cm ¨
Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi./.
NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ, tên)
Mẫu số 03
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
......, ngày...... tháng...... năm 20...
GIẤY XÁC NHẬN
THỜI GIAN LÀM VIỆC TRONG LĨNH VỰC HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ
I. Phần tự khai
Họ và tên:...........................................................................................................................................
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:.............................................................................................
Bằng tốt nghiệp chuyên ngành:............................... Năm tốt nghiệp:................................
Tại......................................................................................................................................................
II. Phần cơ quan, tổ chức xác nhận
Cơ quan, tổ chức...................................................................................................... xác nhận:
Ông/bà:...............................................................................................................................................
1. Thời gian công tác: từ..................................... đến................................................................
3. Năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp:............................................................ ...............................................................................................................................................................
NGƯỜI KHAI XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Ký và ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)