Thực hiện Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, nhằm giúp các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Nai triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu, chỉ đạo, điều hành của đơn vị, địa phương góp phần phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh; ngày 14/02/2023, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Chỉ thị số 01/CT-UBND về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ công việc điện tử trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. (Toàn văn Chỉ thị được đăng tại website:vanthuluutrudn.dongnai.gov.vn, mục hệ thống văn bản quản lý UBND tỉnh).
Tại Chỉ thị số 01/CT-UBND, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo:
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; các tổ chức Hội đặc thù thuộc UBND tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tiếp tục tuyên truyền, quán triệt nghiêm túc Luật Lưu trữ, các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ, rà soát ban hành quy định, quy chế, lập hồ sơ công việc điện tử, thu thập, quản lý hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh, bố trí kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu…nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của công chức, viên chức, nhân viên về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ nhất là phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 2. Giao trách nhiệm Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc lập hồ sơ công việc (hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử). Hướng dẫn các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh thuộc diện chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản có trách nhiệm tổ chức quản lý, thống kê, thu thập, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
Rà soát tham mưu UBND tỉnh triển khai các quy định về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đặc biệt là tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Trọng tâm là lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu và công tác chỉnh lý hồ sơ tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị để kịp thời hướng dẫn, phối hợp xử lý vướng mắc, nhắc nhở, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế. Phối hợp với các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện tiếp tục triển khai Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước, giai đoạn 2023-2025 sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; hàng năm tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản, phục vụ khai thác, sử dụng đúng quy định. Tham mưu UBND tỉnh Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Giao trách nhiệm Giám đốc Sở Tài chính hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương dự toán kinh phí và thẩm định trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các sở, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Long Khánh và thành phố Biên Hòa trong việc thanh quyết toán kinh phí chi cho việc sử dụng dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo quy định của pháp luật.
4. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Đồng Nai xây dựng mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản điện tử theo đúng quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương; Quyết định số 4638/QĐ-UBND ngày 10/11/2021 của UBND tỉnh ban hành danh sách mã định danh của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.