Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, khối lượng hồ sơ, tài liệu hình thành theo thời gian ngày càng lớn. Khi không gian kho tàng đạt đến giới hạn, nhu cầu sàng lọc, giải phóng không gian lưu trữ là tất yếu. Tuy nhiên, việc xử lý tài liệu hết giá trị không đơn thuần là hoạt động kỹ thuật “dọn kho" hay thủ tục hành chính thông thường. Thực tiễn công tác lưu trữ đòi hỏi phải quán triệt nguyên tắc: Không phải tài liệu nào “cũ" cũng được phép tiêu hủy.
Thực hiện Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 (được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XV thông qua ngày 21/06/2024, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2025); Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/06/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ (có hiệu lực thi hành từ ngày 21/07/2025); Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Nhằm thực hiện tiêu hủy tài liệu lưu trữ đúng thẩm quyền và quy định hiện hành; góp phần tối ưu hóa không gian kho lưu trữ (đối với tài liệu giấy) và hạ tầng công nghệ thông tin (đối với tài liệu số) cần thiết phải triển khai thực hiện các nội dung trọng tâm sau:
1. Nguyên tắc và thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ
a) Nguyên tắc hủy tài liệu
- Việc hủy tài liệu lưu trữ chỉ được thực hiện đối với hai nhóm chính: tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu trữ và tài liệu lưu trữ trùng lặp.
- Khi tiến hành hủy tài liệu, các đơn vị phải bảo đảm hủy toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được nội dung.
b) Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
+ Tại lưu trữ hiện hành:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp thành phố quyết định hủy tài liệu sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc diện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tự quyết định việc hủy tài liệu theo quy định.
+ Tại Lưu trữ lịch sử thành phố: Chủ tịch UBND cấp thành phố là người quyết định hủy tài liệu lưu trữ.
+ Lưu ý: Việc hủy tài liệu chứa bí mật nhà nước phải tuân thủ nghiêm ngặt theo pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ giấy tại lưu trữ hiện hành
Quy trình hủy tài liệu lưu trữ giấy tại các cơ quan, đơn vị hiện hành được thực hiện qua 04 bước chuẩn hóa:
Bước 1: Lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp
- Cơ quan lập Danh mục, kèm theo Bản thuyết minh trình người đứng đầu cơ quan xem xét. Việc xác định thời hạn phải căn cứ vào Bảng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn của các Bộ, ngành.
Bước 2: Thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ
- Người đứng đầu cơ quan thành lập Hội đồng (tối thiểu 05 thành viên gồm đại diện lãnh đạo cơ quan làm Chủ tịch, người làm lưu trữ làm thư ký, và đại diện bộ phận chuyên môn).
- Hội đồng họp, đối chiếu danh mục, kiểm tra trực tiếp tài liệu và thảo luận kết luận theo nguyên tắc đa số.
Bước 3: Thẩm định tài liệu
- Cơ quan, tổ chức gửi hồ sơ đề nghị (Quyết định thành lập Hội đồng, Danh mục, Bản thuyết minh, Biên bản họp Hội đồng) đến Sở Nội vụ để được thẩm định đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu lịch sử. Thời hạn thẩm định tối đa là 25 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 4: Tổ chức tiêu hủy tài liệu
- Tiến hành đóng gói, vận chuyển, lập biên bản bàn giao và thực hiện tiêu hủy bằng các hình thức bảo đảm không phục hồi được nội dung (cắt, nghiền, đốt...) trong thời hạn chậm nhất 15 ngày kể từ ngày có quyết định hủy.
- Hoàn thiện hồ sơ tiêu hủy (lưu trữ tại cơ quan ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy) và báo cáo kết quả về Sở Nội vụ.
3. Quy định đặc thù đối với tài liệu lưu trữ số
Đối với các cơ quan, đơn vị đã áp dụng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số, việc xử lý hủy tài liệu số hết giá trị được thực hiện trực tiếp trên Hệ thống:
- Hệ thống tự động hoặc định kỳ hằng năm rà soát, đưa tài liệu trùng lặp hoặc hết thời hạn vào "Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị" với trạng thái “Xem xét hủy".
- Hội đồng xét hủy tiến hành kiểm tra trực tuyến trên Hệ thống, trình người đứng đầu quyết định sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ (Sở Nội vụ).
- Toàn bộ quá trình thao tác hủy trên phần mềm được Hệ thống lưu vết tự động bảo đảm tính minh bạch.
4. Quy trình hủy tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố
Đối với khối tài liệu lưu trữ lịch sử do Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố quản lý, trình tự thực hiện bao gồm:
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố lập Danh mục và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn, trùng lặp.
- Gửi văn bản đề nghị kèm hồ sơ đến Sở Nội vụ.
- Sở Nội vụ thẩm định, kiểm tra thực tế và trình Chủ tịch UBND thành phố xem xét, quyết định.
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố tổ chức tiêu hủy theo đúng quyết định phê duyệt của Chủ tịch UBND thành phố.
Việc thực hiện nghiêm túc trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ không chỉ giúp tối ưu hóa không gian kho tàng, đẩy mạnh công tác chỉnh lý khoa học mà còn đảm bảo kỷ luật, kỷ cương hành chính trong hoạt động lưu trữ của thành phố Đồng Nai./.