Thực hiện Kế hoạch số 46/KH-UBND ngày 29/01/2026 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai) về thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai năm 2026; Công văn số 357/TTLT-BQKT ngày 04/8/2026 của Trung tâm Lưu trữ lịch sử về việc kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
Ngày 12/8/2026, Tổ kiểm tra của Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Trung tâm) đã tổ chức kiểm tra thực tế khối tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của UBND xã Tân Quan theo công văn số 1948/PVHXH ngày 03/8/2026 của UBND xã Tân Quan về việc đăng ký thời gian kiểm tra thực tế tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố năm 2026. Tham gia Tổ kiểm tra có bà Trần Đặng Đoan Thùy - Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, bà Nguyễn Thị Nương - Lưu trữ viên, ông Lý Xuân Sơn- Lưu trữ viên. Tiếp và làm việc với Tổ kiểm tra về phía Phòng Văn hóa – Xã hội, có bà Trần Thị Diệp Minh – Trưởng phòng Văn hóa – Xã hội.
Tại thời điểm kiểm tra khối tài liệu vĩnh viễn của UBND xã Tân Quan đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tuy nhiên đơn vị chưa cung cấp được Hồ sơ phông (Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ và hướng dẫn xác định giá trị tài liệu). Về chất lượng hồ sơ thành phần hồ sơ, tài liệu trong phông lưu trữ chưa được thu thập đầy đủ, còn thiếu một số nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc các lĩnh vực, nhiệm vụ công tác của cơ quan…Tổ kiểm tra đã hướng dẫn đơn vị rà soát hiệu chỉnh lại toàn bộ khối tài liệu nêu trên đảm bảo theo quy định để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
Hoạt động thẩm định là bước quan trọng nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu, góp phần bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như nhu cầu khai thác, sử dụng của các tổ chức, cá nhân./.