​Thực hiện Kế hoạch số 46/KH-UBND ngày 29/01/2026 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai) về thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai năm 2026; Công văn số 381/TTLT-BQKT ngày 11/8/2026 của Trung tâm Lưu trữ lịch sử về việc kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.

Ngày 18/8/2026, Tổ kiểm tra của Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Trung tâm) đã tổ chức kiểm tra thực tế khối tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết và Dịch vụ tổng hợp Bình Phước theo công văn số 577/XSBP-TCHC ngày 06/8/2026 của Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết và Dịch vụ tổng hợp Bình Phước về việc đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.

Theo Mục lục hồ sơ đơn vị cung cấp cho Tổ kiểm tra với tổng 32 hồ sơ trong 11 hộp thuộc Phông lưu trữ Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết và Dịch vụ tổng hợp Bình Phước giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2021.

Trong quá trình chỉnh lý, các hồ sơ đã được lập và hoàn thiện đầy đủ theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm: sắp xếp văn bản theo trình tự hợp lý; đánh số tờ; lập Mục lục văn bản; viết chứng từ kết thúc; xác định thời hạn bảo quản; biên mục bên trong hồ sơ và hoàn thiện các thành phần hồ sơ theo đúng quy định, tuy nhiên vẫn còn có một số hồ sơ, tài liệu đánh số chưa đúng chiều văn bản và chưa tháo bỏ ghim, kẹp kim loại khỏi hồ sơ tại hồ sơ số 129, 141. Các lỗi nêu trên đã được tổ kiểm tra hướng dẫn và đơn vị đã sửa tại chỗ theo đúng quy định.

Hoạt động thẩm định là bước quan trọng nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu, góp phần bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như nhu cầu khai thác, sử dụng của các tổ chức, cá nhân./.