Thực hiện Văn bản số 1520/UBND-KT ngày 05/8/2026 của UBND xã Xuân Hòa về việc đề nghị cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến các cơ sở sản xuất kinh doanh trên địa bàn xã Xuân Hòa; Văn bản số 1717/UBND-KT ngày 06/8/2026 của UBND xã Hưng Thịnh về việc xin sao lục hồ sơ liên quan đến Công ty TNHH Phú Cường và Giáo xứ Thanh Bình.
Ngày 12/8/2026, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Đồng Nai (Trung tâm) đã cử viên chức Trung tâm đến điểm tập kết tài liệu tại phường Xuân Lộc và phường Trảng Bom để thực hiện hỗ trợ khai thác, cung cấp tài liệu cho các cơ quan, đơn vị;
Tại điểm tập kết, Lưu trữ viên Trung tâm kiểm tra hiện trạng tài liệu và cùng với với các cơ quan, đơn vị nêu trên thực hiện truy xuất danh mục, tìm kiếm hồ sơ, đối chiếu tài liệu cần khai thác thuộc các phông lưu trữ thuộc UBND huyện Xuân Lộc và UBND huyện Trảng Bom (cũ) để cung cấp tài liệu cho đơn vị.
Lưu trữ viên Trung tâm và đơn vi khai thác đang thực hiện kiểm tra, đối chiếu tài liệu cần khai thác
Sau khi kiểm tra, đối chiếu và thống nhất các hồ sơ, tài liệu cần khai thác, Trung tâm đã thực hiện thống kê, cung cấp hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, đơn vị, cụ thể gồm: toàn bộ hồ sơ liên quan đến Giáo xứ Thanh Bình và hồ sơ liên quan đến các cơ sở sản xuất kinh doanh trên địa bàn xã Trung Hòa (cũ) thuộc Phông phòng Tài Nguyên Môi trường Huyện Trảng Bom (cũ) cho UBND xã Xuân Hòa; toàn bộ hồ sơ liên quan đến cơ sở nấu nhôm của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất - Thương mại - Xuất nhập khẩu Hoàng Gia tại xã Xuân Hưng thuộc phông Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Xuân Lộc (cũ) cho UBND xã Hưng Thịnh.
Đơn vị khai thác tài liệu đang thực hiện ký biên bản để nhận tài liệu cần khai thác
Sau khi thống kê hồ sơ, tài liệu cần khai thác, Lưu trữ viên Trung tâm thực hiện lập biên bản, ghi nhận nội dung của buổi làm việc và cùng với các đơn vị khai thác thực hiện ký biên bản giao nhận tài liệu khai thác.
Hiện nay, khối tài liệu thuộc các phông lưu trữ là các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND cấp huyện cũ, sau khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp, giải thể cấp huyện đang được Trung tâm Lưu trữ quản lý và bảo quản tại các điểm tập kết tài liệu, do tài liệu được chỉnh lý nên việc khai thác cũng gặp một số khó khăn trong việc tra cứu, đối chiếu và tìm tài liệu; tuy nhiên, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang tập trung cao độ để thực hiện nhiệm vụ trọng tâm mà UBND thành phố giao đó là triển khai thực hiện Quyết định số 2996/QĐ-UBND ngày 05/12/2025 của UBND tỉnh Đồng Nai về việc phê duyệt Đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối hồ sơ, tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy nhằm hoàn thành việc chỉnh lý khối tài liệu nêu trên đảm tiến độ, thời gian theo kế hoạch.
Sau khi khối tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, việc khai thác, cung cấp tài liệu cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân sẽ được thực hiện tốt hơn, thông tin tài liệu được tra cứu đầy đủ, nhanh chóng và hiệu quả./.