Căn cứ Quyết định số 1045/QĐ-UBND ngày 29/8/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai); Quyết định số 2996/QĐ-UBND ngày 05/12/2025 của UBND tỉnh Đồng Nai về việc phê duyệt Đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối hồ sơ, tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Thực hiện Kế hoạch số 46/KH-UBND ngày 29/01/2026 của UBND tỉnh về việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai) năm 2026;
Ngày 03/7/2026, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố (Trung tâm) đã tổ chức khảo sát thực tế khối tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bình Phước (cũ). Tham gia Đoàn có ông Trần Võ Chí Cường - Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố - Trưởng đoàn, ông Đinh Xuân Phương - Lưu trữ viên, bà Vũ Thị Huệ - Lưu trữ viên. Tiếp và làm việc với Đoàn về phía Thi hành án dân sự thành phố Đồng Nai, có Ông Bùi Duy Hiển - Phó Chánh Văn phòng và Bà Quách Thị Ngọc Anh - Lưu trữ viên phụ trách văn thư, lưu trữ.
Đoàn khảo sát kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu tại Thi hành án dân sự thành phố Đồng Nai
Qua khảo sát thực tế khối tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Bình Phước (cũ) (giai đoạn 1997-2025) cho thấy toàn bộ khối tài liệu nêu trên đã được đơn vị chỉnh lý hoàn chỉnh hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ Thi hành án dân sự thành phố. Nhìn chung khối hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý, lập hồ sơ theo Luật Lưu trữ và hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đảm bảo trình tự các bước: lập hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, xác định thời hạn bảo quản. Tuy nhiên, vẫn còn một số nội dung khác thực hiện chỉnh lý chưa đảm bảo đúng theo quy định, cụ thể như hồ sơ phông chưa đúng mẫu và nội dung theo quy định tại Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Về chất lượng hồ sơ tài liệu, đơn vị còn gộp chung văn bản của nhiều năm vào tập lưu văn bản đi; một số hồ sơ có văn bản gốc bên trong nhưng đơn vị chưa đóng dấu của cơ quan… Đoàn đã hướng dẫn đơn vị rà soát hiệu chỉnh lại toàn bộ khối tài liệu nêu trên đảm bảo theo quy định để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
Kho lưu trữ của Thi hành án dân sự thành phố Đồng Nai
Phát biểu tại buổi làm việc, ông Trần Võ Chí Cường - Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã ghi nhận hiện trạng khối tài liệu nêu trên và những khó khăn của đơn vị, trong quá trình chọn lọc tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố. Đồng thời, kiến nghị Thi hành án dân sự thành phố căn cứ theo Kế hoạch số 46/KH-UBND ngày 29/01/2026 của UBND tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai), chủ động rà soát, chỉnh lý và hiệu chỉnh lại khối tài liệu của đơn vị đang quản lý nhằm chọn lọc tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đảm bảo đúng theo quy định để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố./.