Thực hiện Kế hoạch số 46/KH-UBND ngày 29/01/2026 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai (nay là thành phố Đồng Nai) về thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai năm 2026; Công văn số 215/TTLT-BQKT ngày 02/7/2026 của Trung tâm Lưu trữ lịch sử về việc kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
Ngày 08/7/2026, Tổ kiểm tra của Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Trung tâm) đã tổ chức kiểm tra thực tế khối tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của UBND xã Lộc Thạnh theo công văn số 1191/UBND-VHXH ngày 24/6/2026 của UBND xã Lộc Thạnh về việc đề nghị kiểm tra, thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
Theo Mục lục hồ sơ đơn vị cung cấp cho Tổ kiểm tra với tổng 1.120 hồ sơ trong 179 hộp thuộc Phông lưu trữ UBND xã Lộc Thạnh giai đoạn từ năm 1995 đến năm 2025. Khối hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã bao gồm các nhóm tài liệu chính: Tài liệu Văn phòng -Thống kê; Nội vụ; Tư pháp - Hộ tịch; Tài chính - Kế toán; Nông nghiệp - Phát triển Nông thôn; Tài nguyên - Môi trường; Lao động - Thương binh Xã hội.
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thành phố mang ý nghĩa rất quan trọng nhằm đảm bảo tài liệu không bị thất lạc, được bảo quản trong điều kiện tiêu chuẩn khoa học, góp phần bảo tồn và phát huy giá trị nguồn tài liệu có giá trị phục vụ công tác nghiên cứu, quản lý nhà nước.
Trong quá trình làm việc, Tổ kiểm tra, thẩm định đã trực tiếp kiểm tra ngẫu nhiên thực tế 45/179 hộp tài liệu vĩnh viễn và cũng đã chỉ ra một số hồ sơ chưa phù hợp với quy định hiện hành. Trên cơ sở đó Tổ kiểm tra đề nghị UBND xã Lộc Thạnh tiếp tục tổ chức rà soát, chỉnh sửa, hoàn thiện khối hồ sơ trên theo đúng quy định để nộp lưu.
Hoạt động thẩm định là bước quan trọng nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu, góp phần bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như nhu cầu khai thác, sử dụng của các tổ chức, cá nhân./.