​Công tác lưu trữ thường được nhìn nhận là một lĩnh vực ít sôi động, bởi phần lớn hoạt động diễn ra trong không gian kho lưu trữ và gắn với những tập hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành vai trò trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, phía sau những giá tài liệu được sắp xếp ngăn nắp là cả một quá trình lao động chuyên môn liên tục, đòi hỏi sự chính xác, cẩn trọng và trách nhiệm cao. Chính những công việc thầm lặng ấy góp phần bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ, giữ gìn nguồn thông tin phục vụ quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và nhu cầu khai thác của xã hội.

Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, hàng nghìn hồ sơ, văn bản được hình thành hằng năm. Sau khi hoàn thành giá trị sử dụng thường xuyên, những tài liệu có giá trị lâu dài hoặc giá trị lịch sử sẽ được lựa chọn để nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định. Từ thời điểm đó, tài liệu bước sang một giai đoạn mới - giai đoạn được bảo quản lâu dài và tiếp tục phát huy giá trị thông qua hoạt động khai thác, sử dụng.

Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Đồng Nai, Trung tâm việc tiếp nhận tài liệu luôn được thực hiện theo quy trình nghiệp vụ thống nhất. Mỗi đợt nộp lưu đều được kiểm tra về thành phần hồ sơ, thời hạn bảo quản, số lượng, tình trạng vật lý và các công cụ thống kê đi kèm. Đây là khâu quan trọng nhằm bảo đảm tài liệu được chuyển giao đầy đủ, đúng quy định và tạo điều kiện thuận lợi cho các bước xử lý tiếp theo.

(Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố)

Sau khi tiếp nhận, tài liệu không được đưa ngay vào kho bảo quản mà phải trải qua quá trình chỉnh lý. Đây là một trong những nghiệp vụ chuyên môn quan trọng nhất của ngành lưu trữ. Viên chức lưu trữ phải nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành tài liệu; phân loại hồ sơ theo nguyên tắc khoa học; xác định giá trị; lập mục lục hồ sơ; đánh số tờ; xây dựng công cụ tra cứu và hoàn thiện toàn bộ hồ sơ trước khi đưa vào bảo quản lâu dài. Công việc này đòi hỏi sự tập trung cao độ, bởi mỗi hồ sơ được sắp xếp chính xác hôm nay sẽ quyết định hiệu quả khai thác nhiều năm, thậm chí nhiều thập kỷ sau.

Một nhiệm vụ khác ít được người dân biết đến là công tác bảo quản tài liệu. Điều kiện khí hậu nóng ẩm của khu vực Đông Nam Bộ luôn đặt ra nhiều thách thức đối với việc bảo quản tài liệu giấy. Vì vậy, Trung tâm thường xuyên kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm trong kho, theo dõi tình trạng tài liệu, vệ sinh kho lưu trữ định kỳ và thực hiện các biện pháp phòng ngừa nấm mốc, côn trùng gây hại. Những công việc diễn ra hằng ngày này tuy không tạo ra kết quả nhìn thấy ngay nhưng có ý nghĩa quyết định đối với việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

Song song với công tác bảo quản là nhiệm vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Đây là hoạt động thể hiện rõ nhất giá trị của tài liệu lưu trữ đối với xã hội. Hằng năm, Trung tâm phục vụ nhiều lượt khai thác của các cơ quan, tổ chức và công dân để giải quyết công việc, xác minh thông tin, phục vụ nghiên cứu lịch sử, biên soạn địa chí, xuất bản sách và nhiều mục đích hợp pháp khác. Mỗi yêu cầu khai thác không chỉ đòi hỏi việc tra cứu nhanh chóng, chính xác mà còn phải bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Những năm gần đây, chuyển đổi số đang mở ra nhiều cơ hội mới cho lĩnh vực lưu trữ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Đồng Nai từng bước triển khai số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ lưu trữ. Việc số hóa không chỉ giúp giảm tần suất khai thác tài liệu gốc, hạn chế nguy cơ hư hỏng mà còn nâng cao khả năng tra cứu, rút ngắn thời gian phục vụ và tạo nền tảng để phát triển các dịch vụ khai thác tài liệu trên môi trường số trong tương lai. Tuy nhiên, công nghệ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được kết hợp với nghiệp vụ lưu trữ. Dữ liệu số chỉ có giá trị khi phản ánh trung thực, đầy đủ và chính xác thông tin của tài liệu gốc.

Bên cạnh các nhiệm vụ chuyên môn, Trung tâm còn thực hiện hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu; phối hợp kiểm tra việc quản lý tài liệu; tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về lưu trữ; đồng thời đẩy mạnh các hoạt động phát huy giá trị tài liệu thông qua giới thiệu, trưng bày, triển lãm và cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu. Những hoạt động này góp phần nâng cao nhận thức của các cơ quan, tổ chức và người dân về vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội.

Trong bối cảnh thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp và quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, khối lượng tài liệu cần thu thập và quản lý ngày càng lớn. Điều đó đặt ra yêu cầu đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Đồng Nai không chỉ bảo đảm tiếp nhận đầy đủ, an toàn tài liệu mà còn phải tổ chức chỉnh lý, bảo quản và khai thác hiệu quả, tránh thất lạc hoặc đứt gãy thông tin trong quá trình chuyển giao. Đây là nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng, góp phần bảo đảm tính liên tục của hoạt động quản lý nhà nước và lưu giữ đầy đủ những dấu ấn của một giai đoạn cải cách hành chính lớn.

Công việc của người làm lưu trữ hiếm khi được nhìn thấy bằng những kết quả nổi bật trong thời gian ngắn. Giá trị của nghề được tích lũy qua từng năm, qua từng hồ sơ được bảo quản an toàn, qua từng yêu cầu khai thác được giải quyết chính xác và qua từng nguồn tư liệu được gìn giữ cho các thế hệ sau. Chính sự bền bỉ ấy đã tạo nên nền tảng để tài liệu lưu trữ không chỉ là chứng cứ của quá khứ mà còn trở thành nguồn lực thông tin quan trọng phục vụ công cuộc xây dựng và phát triển thành phố Đồng Nai trong hiện tại và tương lai.

Phía sau cánh cửa kho lưu trữ là những công việc diễn ra mỗi ngày với yêu cầu cao về chuyên môn và tinh thần trách nhiệm. Có thể đó không phải là công việc được nhiều người biết đến, nhưng lại là mắt xích không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhà nước. Bởi mỗi tài liệu được bảo quản an toàn hôm nay chính là cơ sở để phục vụ công tác quản lý, bảo vệ quyền lợi của tổ chức, cá nhân và lưu giữ những giá trị lịch sử của địa phương cho mai sau./.