Thực hiện Văn bản số 01/GM-TTDVCI của Trung tâm Dịch vụ Công ích phường Trảng Bom về việc tham dự nghiệm thu kết quả chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Trung tâm Dịch vụ Công ích phường Trảng Bom;
Ngày 03/7/2026, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã cử nhân sự tham gia hỗ trợ thẩm định khối hồ sơ, tài liệu phông Trung tâm Dịch vụ Công ích huyện Trảng Bom.
Sau 01 ngày làm việc, Trung tâm đã hỗ trợ thẩm định toàn bộ khối hồ sơ, tài liệu lưu trữ quản vĩnh viễn và một số hộp tài liệu bảo quản có thời hạn và đã đạt được những kết quả tích cực:
Đối với hồ sơ phông: tại thời điểm hỗ trợ kiểm tra, đơn vị đã có đầy đủ hồ sơ phông như Mục lục hồ sơ, bản Lịch sử đơn vị hình thành phông, bản Lịch sử phông…đảm bảo quy định theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định chi tiết một số điều Luật Lưu trữ;
Về chất lượng tài liệu: về cơ bản hồ sơ, tài liệu của đơn vị đã được thực hiện chỉnh lý đảm bảo quy định theo Luật Lưu trữ năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu; Thông tư số 06/2021/TT-BXD ngày 30/6/2021 của Bộ Xây dựng về quy định về phân cấp công trình xây dựng và hướng dẫn áp dụng trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng…;
Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, còn một số lỗi nhỏ cần khắc phục như: một số hồ sơ ghi tiêu đề chưa bao quát hết nội dung tài liệu chứa bên trong hồ sơ; bên trong hồ sơ còn tài liệu trùng thừa, đánh số tờ sai vị trí trang văn bản, còn tình trạng cói nhiều văn bản nhiều nội dung khác nhau trong cùng một hồ sơ…
Lưu trữ viên Trung tâm đang thẩm định chất lượng hồ sơ, tài liệu của đơn vị
Trong quá trình hỗ trợ kiểm tra có sự tham gia, phối hợp của lãnh đạo và bộ phận chuyên môn của Trung tâm Dịch vụ Công ích phường Trảng Bom và Công ty thực hiện chỉnh lý, do đó có sự thuận lợi cho việc trao đổi, hướng dẫn; song hành với việc kiểm tra hồ sơ, tài liệu, Trung tâm cũng đã bóc tách riêng số hồ sơ còn sai sót của khối tài liệu được kiểm tra và hướng dẫn trực tiếp đơn vị chỉnh lý về cách khắc phục những sai sót của hồ sơ, tài liệu đảm bảo theo quy định.
Sau buổi kiểm tra, đại diện lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Trung tâm dịch vụ Công ích phường Trảng Bom và đơn vị chỉnh lý đã ghi nhận nhũng kết quả đạt được của buổi thẩm định hồ sơ, tài liệu và trao đổi những vướng mắc cần khắc phục, đồng thời Trung tâm cũng trao đổi thêm một số nội dung về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, chỉnh lý tài liệu để đơn vị bảo quản, khai thác tài liệu đảm bảo theo quy định và thuận tiện trong công việc.
Qua thẩm định, đại diện lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử ghi nhận nhận Trung tâm Dịch vụ Công ích về việc quan tâm đến công tác lưu trữ, coi trọng giá trị của tài liệu, đồng thời Trung tâm cũng đánh giá cao năng lực chuyên môn và trách nhiệm của đơn vị thực hiện chỉnh lý để khối tài liệu chỉnh lý đạt chất lượng, đảm bảo theo quy định.
Với chức năng và nhiệm vụ được giao, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố luôn sẵn sàng hỗ trợ về nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị về chất lượng hồ sơ, tài liệu trong và sau quá trình chỉnh lý và lưu trữ để tài liệu các cơ quan, đơn vị được chỉnh lý đảm bảo đúng quy định, phát huy tối đa giá trị tài liệu, nhằm lưu trữ tài liệu một cách khoa học, có hệ thống, khai thác được dễ dàng, nhanh chóng và đầy đủ thông tin…phục vụ cho tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu./