Trong bối cảnh thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp và đẩy mạnh chuyển đổi số, công tác lập hồ sơ công việc tại các cơ quan, đơn vị cấp xã ngày càng giữ vai trò quan trọng trong bảo đảm hiệu quả quản lý, điều hành và phục vụ người dân.
Tuy nhiên, qua thực tiễn triển khai, vẫn còn tồn tại một số sai sót trong quá trình lập, quản lý và nộp lưu hồ sơ công việc. Việc nhận diện và kịp thời khắc phục các hạn chế này có ý nghĩa quan trọng nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại cơ sở.
1. Một số sai sót thường gặp trong lập hồ sơ công việc
Thực tế tại một số đơn vị cấp xã cho thấy, công tác lập hồ sơ công việc còn gặp những hạn chế như:
Thứ nhất, một số cán bộ, công chức, viên chức chưa thực hiện lập hồ sơ ngay từ khi bắt đầu giải quyết công việc mà chỉ thực hiện khi công việc đã kết thúc, dẫn đến việc thiếu tài liệu hoặc không phản ánh đầy đủ quá trình xử lý vụ việc.
Thứ hai, còn tình trạng gộp nhiều văn bản thể hiện nội dung công việc khác nhau vào cùng một hồ sơ, làm giảm tính độc lập, gây khó khăn trong tra cứu và sử dụng tài liệu.
Thứ ba, một số hồ sơ chưa bảo đảm tính đầy đủ, còn thiếu văn bản chỉ đạo, tài liệu trao đổi hoặc các tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Thứ tư, việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ chưa khoa học, chưa theo trình tự thời gian hoặc logic xử lý công việc dẫn đến khó khăn trong khai thác.
Thứ năm, việc nộp lưu hồ sơ chưa được thực hiện nghiêm túc, còn tình trạng chậm nộp, chưa chỉnh lý hoặc chưa bàn giao đầy đủ theo quy định.
2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, lập, chỉnh lý và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Trước hết, cần tăng cường tuyên truyền, quán triệt và nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ công việc; xác định đây là trách nhiệm bắt buộc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Thứ hai, thực hiện nghiêm nguyên tắc lập hồ sơ ngay từ khi bắt đầu giải quyết công việc, bảo đảm thu thập đầy đủ tài liệu phát sinh trong suốt quá trình thực hiện.
Thứ ba, chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ theo hướng mỗi công việc phát sinh tương ứng với một hồ sơ riêng, bảo đảm tính thống nhất và khoa học.
Thứ tư, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn của Bộ phận Văn thư - lưu trữ đối với các bộ phận chuyên môn; kịp thời phát hiện và chấn chỉnh sai sót ngay từ đầu.
Thứ năm, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng hiệu quả hệ thống quản lý văn bản và điều hành, tiến tới lập và quản lý hồ sơ điện tử đồng bộ.
Thứ sáu, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ định kỳ nhằm nâng cao kỹ năng thực hành cho cán bộ, công chức, viên chức.
Thứ bảy, thực hiện nghiêm quy trình chỉnh lý và nộp lưu hồ sơ bảo đảm đúng thời hạn, đầy đủ thành phần và không tự ý tiêu hủy tài liệu.
Công tác lập hồ sơ công việc là khâu nền tảng trong hoạt động văn thư, lưu trữ. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp nâng cao hiệu quả giải quyết công việc mà còn góp phần tăng cường tính minh bạch, kỷ luật hành chính và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân trong giai đoạn hiện nay./.