Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trong đó quy định cụ thể về việc sao văn bản tại Mục 3, Chương II. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình sao chép văn bản trong các cơ quan, tổ chức, bảo đảm tính thống nhất, chính xác và giá trị pháp lý của văn bản sao.
Việc thực hiện đúng quy định về sao văn bản góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và chuyển đổi số hiện nay.
1. Các hình thức sao văn bản
Theo Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, các hình thức sao văn bản được quy định như sau:
“1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử."
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan tổ chức.
Đây là hình thức phổ biến, bảo đảm nội dung văn bản được giữ nguyên vẹn so với bản chính.
“2. Sao lục
- Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy."
- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
Hình thức này thường áp dụng trong trường hợp không sử dụng trực tiếp bản chính.
“3. Trích sao:
- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy."
- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
Hình thức này phù hợp khi chỉ cần sử dụng một phần thông tin của văn bản.
2. Giá trị pháp lý của bản sao
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP:
“Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính."
Quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong việc sử dụng bản sao để giải quyết công việc, cụ thể:
- Hạn chế sử dụng bản chính, giảm nguy cơ hư hỏng, thất lạc;
- Tăng tính linh hoạt trong trao đổi, xử lý văn bản;
- Phù hợp với xu hướng số hóa và lưu trữ điện tử.
3. Thẩm quyền sao văn bản
Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:
“1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản."
Như vậy:
- Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm quyết định việc sao văn bản;
- Việc phân cấp, ủy quyền thực hiện sao văn bản phải được quy định cụ thể;
- Bảo đảm kiểm soát chặt chẽ, tránh việc sao chép tùy tiện.
“2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước"
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao
Theo quy định tại khoản 4 Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP:
“Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này."
Một số yêu cầu cơ bản:
- Ghi rõ loại hình bản sao: “SAO Y", “SAO LỤC", “TRÍCH SAO";
- Có đầy đủ thông tin cơ quan thực hiện;
- Có chữ ký, họ tên, chức vụ người có thẩm quyền;
- Đóng dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định.
Bản sao y định dạng giấy
5. Để triển khai hiệu quả quy định về sao văn bản, các cơ quan, đơn vị cần:
- Quán triệt, phổ biến nội dung Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức;
- Rà soát, ban hành quy định nội bộ về thẩm quyền sao văn bản;
- Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư;
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong số hóa, quản lý và khai thác văn bản.
Quy định về sao văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là cơ sở pháp lý quan trọng, góp phần chuẩn hóa công tác văn thư, bảo đảm tính pháp lý, tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Việc thực hiện nghiêm túc các quy định này sẽ góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn hiện nay./.