Luật Lưu trữ số 33/2024/QH 15 ngày 21/6/2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ số 33) và các văn bản quy định chi tiết một số Điều của Luật Lưu trữ đã tiếp tục hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ, trong đó Điều 12, Luật Lưu trữ quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đây là quy định có ý nghĩa quan trọng, góp phần phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cấp lưu trữ, bảo đảm việc quản lý tài liệu được thực hiện thống nhất, khoa học, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước và nhu cầu khai thác của tổ chức, cá nhân trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay đồng thời xác định rõ phạm vi quản lý và nhiệm vụ của hai hệ thống lưu trữ, tạo sự phân công rành mạch, phù hợp với vòng đời của tài liệu lưu trữ. Cụ thể:

1. Đối với lưu trữ hiện hành, quy định xác định đây là đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn; đồng thời quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu vĩnh viễn không thuộc diện phải nộp. Điều này khẳng định vai trò của lưu trữ hiện hành là khâu đầu tiên, nơi tài liệu được hình thành, xử lý và sử dụng thường xuyên trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Bên cạnh đó, lưu trữ hiện hành thực hiện đầy đủ các hoạt động nghiệp vụ như: xác định giá trị tài liệu, thu thập, bảo quản, thống kê, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Đặc biệt, trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định được nhấn mạnh, nhằm bảo đảm tài liệu được chuyển giao kịp thời, an toàn và đúng quy trình.

2. Đối với lưu trữ lịch sử, quy định xác định đây là đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của Nhà nước ở Trung ương và cấp tỉnh, cùng các loại tài liệu khác theo quy định pháp luật. Lưu trữ lịch sử đóng vai trò “bảo tàng ký ức" của quốc gia và địa phương, nơi lưu giữ những tài liệu có giá trị lâu dài về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.

Các hoạt động của lưu trữ lịch sử bao gồm: thu thập, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu, tổ chức khai thác và phát huy giá trị tài liệu. So với lưu trữ hiện hành, hoạt động tại lưu trữ lịch sử mang tính chuyên sâu hơn, đòi hỏi điều kiện kỹ thuật, công nghệ và nghiệp vụ cao hơn nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu vĩnh viễn. Việc quy định đầy đủ các hoạt động này thể hiện yêu cầu ngày càng cao về hiện đại hóa công tác lưu trữ, đặc biệt là trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số.

Có thể thấy, Điều 12 Luật Lưu trữ số 33 đã thiết lập cơ sở pháp lý rõ ràng trong việc phân định trách nhiệm giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Quy định không chỉ bảo đảm tính thống nhất trong quản lý tài liệu mà còn góp phần nâng cao hiệu quả bảo quản và khai thác giá trị tài liệu lưu trữ.

​

​Một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện trong giai đoạn tới

Để triển khai hiệu quả Điều 12 Luật Lưu trữ số 33, đáp ứng yêu cầu phát triển và chuyển đổi số, cần tập trung thực hiện một số giải pháp trọng tâm sau:

1. Hoàn thiện thể chế và quy trình nghiệp vụ; rà soát, ban hành và cập nhật quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định mới; chuẩn hóa quy trình từ lập hồ sơ, quản lý tài liệu đến giao nộp vào lưu trữ lịch sử, bảo đảm thống nhất, đồng bộ trong toàn hệ thống.

2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số; tập trung xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; tăng cường số hóa tài liệu, đặc biệt là tài liệu có giá trị cao, tài liệu thường xuyên khai thác; từng bước kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác.

3. Nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng số; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp, trách nhiệm cao, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

4. Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn và phối hợp; thường xuyên kiểm tra việc thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu; kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn cho các đơn vị; nâng cao hiệu quả phối hợp giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử nhằm bảo đảm việc chuyển giao tài liệu đúng quy định.

5. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị; quan tâm nâng cấp kho lưu trữ đạt tiêu chuẩn; trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản, phòng cháy chữa cháy, kiểm soát môi trường; từng bước đầu tư giải pháp bảo quản tài liệu số, bảo đảm an toàn dữ liệu lâu dài.

6. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội; đẩy mạnh tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ; cải tiến quy trình phục vụ khai thác; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tiếp cận, sử dụng tài liệu theo quy định.

Luật Lưu trữ số 33 đã tạo cơ sở pháp lý rõ ràng trong việc phân định trách nhiệm giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Việc quy định đầy đủ các hoạt động nghiệp vụ, gắn với yêu cầu chuyển đổi số, thể hiện định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ, phù hợp với xu thế phát triển.

Trong thời gian tới, việc tổ chức thực hiện nghiêm túc, đồng bộ các quy định của pháp luật, cùng với việc triển khai hiệu quả các giải pháp nêu trên, sẽ góp phần xây dựng hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp, hiện đại, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý nhà nước và phục vụ ngày càng hiệu quả nhu cầu của xã hội./.​