Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang diễn ra mạnh mẽ, công tác lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc bảo quản tài liệu mà còn đặt ra yêu cầu cao hơn về bảo đảm an toàn thông tin, duy trì giá trị lâu dài của tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 76/QĐ-TTg, ngày 12/01/2026 phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ giai đoạn 2026–2035.
Đây là quyết định có ý nghĩa quan trọng, định hướng tổng thể cho việc xây dựng hệ thống lưu trữ dự phòng hiện đại, góp phần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia, đồng thời đáp ứng yêu cầu phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số. Cụ thể:
1. Nội dung
Theo Quyết định, mục tiêu của nhiệm vụ lưu trữ dự phòng là tạo lập bản sao dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam bằng các công nghệ tiên tiến, hiện đại. Việc này nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng khai thác lâu dài của tài liệu trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, mất mát hoặc không còn khả năng sử dụng.
Phạm vi thực hiện tập trung vào hai nhóm tài liệu chính: tài liệu có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang được bảo quản tại lưu trữ lịch sử ở trung ương và cấp tỉnh. Các tài liệu này bao gồm cả tài liệu giấy có dấu hiệu xuống cấp (như phai màu, rách, giòn, mờ chữ) và tài liệu điện tử có nguy cơ lỗi thời về công nghệ hoặc không còn khả năng xác thực.
2. Nhiệm vụ
Một là, thống kê, lập danh mục tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc diện cần lưu trữ dự phòng.
Hai là, nghiên cứu, khảo sát, lựa chọn công nghệ, thiết bị để thực hiện lưu trữ dự phòng đáp ứng nguyên tắc của lưu trữ dự phòng, phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ gốc và sự phát triển của khoa học, công nghệ tại thời điểm tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng.
Ba là, đầu tư công nghệ, thiết bị để thực hiện lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ.
Bốn là, số hóa, tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng.
Năm là, xây dựng, hoàn thiện quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật số hóa, tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng; quy chế quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng.
Sáu là, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
3. Giải pháp
Bên cạnh các nhiệm vụ, Quyết định cũng xác định các nhóm giải pháp trọng tâm nhằm bảo đảm triển khai hiệu quả, bao gồm: nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành về vai trò của lưu trữ dự phòng; lựa chọn công nghệ tiên tiến, phù hợp; tăng cường hợp tác với các tổ chức khoa học trong và ngoài nước; đẩy mạnh hợp tác quốc tế; đào tạo, chuyển giao công nghệ và nâng cao năng lực cho đội ngũ làm công tác lưu trữ.
4. Tổ chức thực hiện và nguồn lực bảo đảm
Quyết định giao Bộ Nội vụ là cơ quan chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn các địa phương xây dựng kế hoạch; xây dựng quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng; xây dựng quy chế quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng đồng thời trực tiếp thực hiện tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng theo phạm vi được giao. Bộ Tài chính có trách nhiệm bảo đảm nguồn lực tài chính theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.
Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm xây dựng kế hoạch cụ thể để triển khai tại địa phương; chủ động bố trí kinh phí và phối hợp chặt chẽ với Bộ Nội vụ trong quá trình thực hiện. Đồng thời, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ để tổng hợp, đánh giá kết quả trên phạm vi toàn quốc.
5. Thời gian thực hiện
Quyết định xác định thời gian thực hiện là từ năm 2026 đến năm 2035.
Việc Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 về phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ đã thể hiện sự quan tâm của Chính phủ đối với công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ – một nguồn tài nguyên thông tin đặc biệt quan trọng của quốc gia. Quyết định không chỉ tạo hành lang pháp lý đầy đủ mà còn định hướng rõ ràng về lộ trình, nhiệm vụ và giải pháp thực hiện trong dài hạn.
Trong bối cảnh tài liệu lưu trữ ngày càng đa dạng về loại hình và chịu nhiều tác động từ môi trường, công nghệ, việc xây dựng hệ thống lưu trữ dự phòng là yêu cầu tất yếu, góp phần bảo đảm an toàn thông tin, duy trì giá trị lịch sử, pháp lý của tài liệu.
Để triển khai hiệu quả, các bộ, ngành, địa phương cần chủ động, tích cực tổ chức thực hiện đồng bộ các nhiệm vụ và giải pháp đã đề ra; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao năng lực đội ngũ và phát huy hiệu quả phối hợp giữa các cơ quan liên quan. Qua đó, từng bước xây dựng hệ thống lưu trữ hiện đại, an toàn, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập trong giai đoạn mới./.