Trong hoạt động quản lý nhà nước, tài liệu lưu trữ không chỉ là kết quả của quá trình hoạt động mà còn là nguồn thông tin có giá trị phục vụ quản lý, điều hành, nghiên cứu và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
Theo đó, việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ cốt lõi, có ý nghĩa quyết định đối với toàn bộ quá trình thu thập, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Việc Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) đã đặt ra yêu cầu mới, toàn diện hơn đối với công tác này.
1. Cơ sở pháp lý về xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Luật Lưu trữ năm 2024 quy định rõ: Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ; tài liệu lưu trữ được phân loại theo giá trị để xác định thời hạn bảo quản (vĩnh viễn hoặc có thời hạn); thời hạn lưu trữ tài liệu được quy định tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm, tùy theo giá trị của tài liệu.
Đặc biệt, những tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải được lựa chọn, bảo quản lâu dài và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Trong thời hạn 10 năm kể từ khi kết thúc công việc, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.
Bên cạnh đó, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP, ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ đã cụ thể hóa nhiều nội dung liên quan đến: Quản lý dữ liệu tài liệu lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu và hệ thống lưu trữ số; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường số
Các quy định này cho thấy việc xác định giá trị tài liệu không chỉ phục vụ lưu trữ truyền thống mà còn là nền tảng cho lưu trữ số và chuyển đổi số quốc gia.
2. Tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
2.1. Bảo đảm lựa chọn đúng tài liệu có giá trị
Xác định giá trị tài liệu giúp lựa chọn chính xác tài liệu cần bảo quản lâu dài; loại bỏ tài liệu hết giá trị, tránh lãng phí nguồn lực.
Đây là cơ sở để hình thành Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam đầy đủ, chính xác và có hệ thống.
2.2. Cơ sở xác định thời hạn bảo quản
Việc phân loại giá trị tài liệu quyết định tài liệu bảo quản vĩnh viễn; tài liệu bảo quản có thời hạn
Nếu xác định không đúng sẽ dẫn đến mất mát tài liệu quan trọng hoặc lưu trữ tràn lan, kém hiệu quả.
2.3. Nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí
Khi xác định đúng giá trị tài liệu sẽ giảm chi phí lưu trữ, bảo quản; tối ưu hóa diện tích kho và hạ tầng số; nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu.
2.4. Phục vụ khai thác, sử dụng thông tin
Tài liệu được xác định đúng giá trị sẽ dễ dàng tra cứu, khai thác; phục vụ hiệu quả công tác quản lý, nghiên cứu; đáp ứng yêu cầu minh bạch, tiếp cận thông tin của công dân.
Luật Lưu trữ 2024 cũng nhấn mạnh việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là mục tiêu quan trọng của công tác lưu trữ
2.5. Nền tảng cho chuyển đổi số trong lưu trữ
Trong môi trường số, dữ liệu lưu trữ cần được chuẩn hóa ngay từ khâu xác định giá trị; việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ phụ thuộc vào việc phân loại và lựa chọn tài liệu.
Do đó, xác định giá trị tài liệu chính là “bộ lọc đầu vào" của hệ thống lưu trữ số quốc gia.
3. Yêu cầu đặt ra trong giai đoạn hiện nay
Trên cơ sở Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn, công tác xác định giá trị tài liệu cần đáp ứng:
- Thống nhất tiêu chí xác định giá trị giữa các cơ quan, đơn vị
- Gắn với quản lý tài liệu điện tử và dữ liệu số
- Bảo đảm khách quan, khoa học, đúng quy định pháp luật
- Phù hợp với yêu cầu kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hệ thống lưu trữ quốc gia
4. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả
Để nâng cao chất lượng xác định giá trị tài liệu, cần triển khai thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau;
- Hoàn thiện quy định và hướng dẫn nghiệp vụ; ban hành đầy đủ danh mục thời hạn bảo quản; chuẩn hóa quy trình xác định giá trị tài liệu.
- Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ; tăng cường đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ; bồi dưỡng kỹ năng đánh giá tài liệu trong môi trường số.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, tích hợp công cụ hỗ trợ phân loại, đánh giá tài liệu.
- Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc tiêu hủy tài liệu, bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là khâu then chốt, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả của toàn bộ hoạt động lưu trữ. Trong bối cảnh Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực và yêu cầu chuyển đổi số ngày càng cấp thiết, việc thực hiện tốt công tác này không chỉ góp phần bảo vệ tài sản thông tin quốc gia mà còn phục vụ đắc lực cho quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội./.