Công tác lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, là “bộ nhớ của bộ máy hành chính", góp phần bảo đảm tính liên tục, minh bạch và hiệu quả trong quản lý, điều hành. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, yêu cầu đặt ra đối với công tác lưu trữ ngày càng cao, đòi hỏi phải đổi mới toàn diện cả về nhận thức, thể chế và tổ chức thực hiện.
Việc Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ năm 2024 đã tạo hành lang pháp lý quan trọng nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ, phù hợp với xu thế quản trị số, chính phủ số.
I. Khung pháp lý mới - định hướng nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Luật Lưu trữ năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) đã tạo bước chuyển quan trọng trong tư duy quản lý công tác lưu trữ, chuyển từ “bảo quản đơn thuần" sang “quản lý toàn diện, gắn với khai thác và phát huy giá trị".
Luật quy định rõ hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, bao gồm cả tài liệu giấy và tài liệu số, đồng thời nhấn mạnh trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tổ chức quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả.
Đặc biệt, Luật xác định việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và khai thác tài liệu trong môi trường số là xu hướng tất yếu của ngành lưu trữ hiện đại.
Để cụ thể hóa Luật, Chính phủ và Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản hướng dẫn quan trọng:
- Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số.
- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
- Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày 21/01/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.
Những quy định này tạo hành lang pháp lý đầy đủ, đồng bộ, làm cơ sở để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong giai đoạn mới.
II. Thực trạng công tác lưu trữ hiện nay
1. Kết quả đạt được
Trong thời gian qua, công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đã có nhiều chuyển biến tích cực:
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ngày càng hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho hoạt động lưu trữ.
- Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu từng bước đi vào nền nếp.
- Nhiều địa phương đã triển khai số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ khai thác.
- Hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được mở rộng, phục vụ hiệu quả công tác quản lý, nghiên cứu và tuyên truyền.
2. Tồn tại, hạn chế
Bên cạnh kết quả đạt được, công tác lưu trữ vẫn còn một số hạn chế:
- Một số cơ quan, đơn vị chưa coi trọng đúng mức công tác lưu trữ, xem đây là hoạt động mang tính “hậu cần", dẫn đến đầu tư chưa tương xứng.
- Tổ chức bộ máy và nhân lực còn hạn chế, thiếu cán bộ chuyên trách, nhiều nơi bố trí kiêm nhiệm, trình độ chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu, đặc biệt trong môi trường số.
- Hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng yêu cầu, kho lưu trữ chưa đạt tiêu chuẩn, trang thiết bị bảo quản, số hóa còn thiếu và lạc hậu.
- Công tác số hóa còn chậm, chưa có sự đồng bộ về tiêu chuẩn, quy trình, thiếu nguồn lực tài chính và nhân lực công nghệ.
- Việc khai thác, sử dụng tài liệu chưa hiệu quả, tài liệu lưu trữ chưa được khai thác đúng giá trị, chưa gắn kết với cải cách hành chính và chuyển đổi số.
Những tồn tại này cho thấy yêu cầu cấp thiết phải đổi mới toàn diện công tác lưu trữ theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp.
3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ ở một số cơ quan, đơn vị chưa đầy đủ; công tác lãnh đạo, chỉ đạo chưa thường xuyên, thiếu kiểm tra, giám sát.
- Thiếu nguồn lực đầu tư cho hạ tầng lưu trữ và chuyển đổi số.
- Chưa có cơ chế phối hợp hiệu quả giữa các cơ quan trong quản lý tài liệu lưu trữ.
4. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Để đáp ứng yêu cầu mới, nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cần triển khai đồng bộ các giải pháp sau:
Thứ nhất, hoàn thiện thể chế, chính sách, nhanh chóng ban hành đầy đủ các nghị định, thông tư hướng dẫn Luật Lưu trữ 2024.
Thứ hai, nâng cao nhận thức và trách nhiệm; tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; gắn trách nhiệm người đứng đầu với công tác lưu trữ; đưa tiêu chí lưu trữ vào đánh giá thi đua, xếp loại cơ quan.
Thứ ba, kiện toàn tổ chức và phát triển nguồn nhân lực; bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, đặc biệt về lưu trữ số; xây dựng đội ngũ cán bộ lưu trữ có trình độ chuyên sâu.
Thứ tư, đẩy mạnh chuyển đổi số trong lưu trữ; triển khai đồng bộ hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định của Luật; xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ tập trung; ứng dụng công nghệ mới (AI, Big Data) trong quản lý và khai thác tài liệu.
Thứ năm, tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, nâng cấp kho lưu trữ đạt tiêu chuẩn; trang bị thiết bị số hóa, bảo quản hiện đại; bảo đảm kinh phí thường xuyên cho công tác lưu trữ.
Thứ sáu, nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu; gắn lưu trữ với cải cách hành chính, phục vụ người dân và doanh nghiệp; phát triển dịch vụ khai thác tài liệu lưu trữ trực tuyến; tăng cường công bố, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Luật Lưu trữ năm 2024 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo nền tảng quan trọng để đổi mới toàn diện công tác lưu trữ. Trong giai đoạn mới, việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ không chỉ là yêu cầu chuyên môn mà còn là nhiệm vụ cấp thiết, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế – xã hội./.