Trong tiến trình xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, công tác lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, đồng thời gìn giữ ký ức lịch sử của dân tộc. Luật Lưu trữ số 33 năm 2024 đã tạo lập hành lang pháp lý đồng bộ, hiện đại, trong đó quy định rõ giá trị của tài liệu lưu trữ trên các phương diện lịch sử, pháp lý và thực tiễn.
Việc nhận thức đầy đủ và vận dụng đúng các quy định của Luật không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu mà còn phát huy nguồn lực thông tin quan trọng phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Từ quy định của pháp luật và thực tiễn tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cho thấy tài liệu lưu trữ thực sự là nguồn tài sản công có giá trị lâu dài, cần được bảo quản, khai thác và phát huy một cách khoa học, hiệu quả.
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Luật Lưu trữ số 33 được Quốc hội thông qua ngày 21/6/2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) đã tạo lập khuôn khổ pháp lý toàn diện cho công tác lưu trữ trong tình hình mới, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và cải cách hành chính.
Theo Điều 7 Luật Lưu trữ số 33, giá trị của tài liệu lưu trữ được xác định rõ trên ba phương diện cơ bản:
1. Tài liệu lưu trữ là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, xã hội và cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử của Việt Nam.
2. Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn trong các lĩnh vực của đời sống xã hội.
3. Tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bên cạnh đó, các quy định có liên quan trong Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ tiếp tục khẳng định vai trò của tài liệu lưu trữ trong bảo đảm tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và quyền tiếp cận thông tin của công dân.
Như vậy, Luật Lưu trữ đã xác định rõ: tài liệu lưu trữ không chỉ là “tài sản thông tin" của Nhà nước mà còn là di sản tư liệu của dân tộc.
II. GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Giá trị lịch sử
Tài liệu lưu trữ phản ánh trung thực, khách quan quá trình hình thành và phát triển của các cơ quan, tổ chức và địa phương. Đây là nguồn sử liệu gốc, có độ tin cậy cao, phục vụ: nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử chính quyền địa phương; biên soạn địa chí, truyền thống ngành; giáo dục lịch sử, truyền thống cách mạng.
Không một nguồn tài liệu thứ cấp nào có thể thay thế vai trò của tài liệu lưu trữ trong việc tái hiện tiến trình lịch sử một cách chính xác.
2. Giá trị pháp lý
Luật khẳng định tài liệu lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng để: giải quyết công việc hành chính; xác minh quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân; đối chiếu, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.
Đặc biệt, khoản 3, Điều 7 Luật Lưu trữ xác định: Tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy xuất của tài liệu điện tử.
3. Giá trị thực tiễn - xã hội
Tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ rộng rãi trong các lĩnh vực: hoạch định chính sách; quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội; nghiên cứu khoa học; hoạt động văn hóa, giáo dục và truyền thông.
Việc khai thác, công bố và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao dân trí, củng cố bản sắc văn hóa và tăng cường sự gắn kết cộng đồng.
III. LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI
Tại Đồng Nai, công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được thực hiện tập trung tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai - đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ (sau đây gọi tắt là Trung tâm).
1. Thực hiện chức năng bảo quản và phát huy giá trị lịch sử
Trung tâm hiện đang quản lý gần 6.000 mét giá tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh qua nhiều giai đoạn phát triển (bao gồm cả tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của cấp huyện đã kết thúc hoạt động). Các tài liệu này phản ánh các nội dung như: quá trình thành lập và điều chỉnh địa giới hành chính; công tác quy hoạch, phát triển công nghiệp, nông nghiệp, đô thị; hoạt động của HĐND, UBND tỉnh qua các nhiệm kỳ; tài liệu về công tác tổ chức - cán bộ, chính sách xã hội...
Đây là nguồn tư liệu gốc về lịch sử chính quyền địa phương và hoạt động của các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh trong suốt quá trình hình thành và phát triển.
Hàng năm, Trung tâm đã tiếp và phục vụ trung bình trên 300 lượt tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu; cung cấp hơn 1.500 bản sao chứng thực tài liệu theo quy định.
Ngoài ra, Trung tâm còn phối hợp với Báo và Phát thanh truyền hình Đồng Nai giới thiệu các phông lưu trữ đang bảo quản; tham mưu UBND tỉnh tổ chức nhiều cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ về lịch sử hình thành, đấu tranh, xây dựng và phát triển tỉnh Đồng Nai (bao gồm cả tỉnh Bình Phước cũ) qua các thời kỳ.
Kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử tại Đồng Nai
2. Bảo đảm giá trị pháp lý của tài liệu
Thực tiễn cho thấy nhiều trường hợp tổ chức, cá nhân tra cứu tài liệu lưu trữ để xác minh thông tin phục vụ giải quyết chế độ chính sách; đối chiếu hồ sơ đất đai; phục vụ thanh tra, kiểm tra.
Việc bảo quản đúng quy trình, xác định giá trị tài liệu khoa học và lập công cụ tra cứu đầy đủ giúp tài liệu phát huy tối đa giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ.
3. Đẩy mạnh số hóa - khẳng định giá trị tài liệu lưu trữ số
Thực hiện chủ trương chuyển đổi số, Trung tâm đã và đang triển khai số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn; xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu; từng bước hình thành môi trường khai thác tài liệu điện tử.
Việc số hóa không làm thay đổi giá trị pháp lý của tài liệu mà ngược lại, được pháp luật công nhận đầy đủ giá trị như thông điệp dữ liệu, góp phần nâng cao hiệu quả khai thác và bảo đảm an toàn lâu dài.
IV. MỘT SỐ YÊU CẦU ĐẶT RA TRONG GIAI ĐOẠN MỚI
Để tiếp tục phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ số 33, công tác lưu trữ cần tập trung một số nhiệm vụ sau:
Một là, nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu.
Hai là, bảo đảm điều kiện bảo quản tài liệu an toàn, khoa học.
Ba là, đẩy mạnh số hóa tài liệu và quản lý tài liệu điện tử theo chuẩn kỹ thuật quốc gia.
Bốn là, tăng cường tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử đến công chúng bằng nhiều hình thức theo quy định của Luật Lưu trữ số 33.
Thực tiễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cho thấy, khi việc bảo quản tài liệu được tổ chức quản lý khoa học, bảo quản an toàn và khai thác hiệu quả, tài liệu lưu trữ thực sự trở thành nguồn lực thông tin quan trọng phục vụ quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và phát triển bền vững địa phương.
Việc nhận thức đầy đủ và thực hiện nghiêm các quy định của Luật Lưu trữ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là trách nhiệm đối với di sản tư liệu của tỉnh và của quốc gia./.