Thực hiện chỉ đạo của Bộ Chính trị, từ ngày 01/7/2025 việc triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đã tạo bước chuyển quan trọng trong tổ chức bộ máy và phương thức quản lý nhà nước. Quá trình sắp xếp, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ giữa các cấp chính quyền đã tác động trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ, làm gia tăng khối lượng hồ sơ, tài liệu cần quản lý, chỉnh lý và bảo quản.

Trong bối cảnh đó, công tác lưu trữ giữ vai trò nền tảng trong bảo đảm thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành và duy trì tính liên tục của hoạt động quản lý nhà nước. Bài viết này tập trung đánh giá thực trạng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh từ ngày 01/7/2025 đến nay, qua đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trong tình hình mới.

I. Căn cứ pháp lý thực hiện công tác lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2024.

Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều của Luật Lưu trữ.

Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số Điều của Luật Lưu trữ.

Quyết định số 1045/QĐ-UBND ngày 29/8/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Quyết định số 2840/QĐ-UBND ngày 24/11/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai về việc phê duyệt Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Quyết định số 2996/QĐ-UBND ngày 05/12/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai phê duyệt Đề án “Quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối hồ sơ, tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy" (gọi tắt là Đề án 2996).

II. Thực trạng công tác lưu trữ

1. Thực trạng tài liệu lưu trữ

Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đã thống kê khối lượng tài liệu lớn phát sinh trong quá trình sắp xếp bộ máy. Theo số liệu tổng hợp của Trung tâm Lưu trữ lịch sử, tổng số tài liệu phát sinh đến ngày 30/6/2025 tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã thống kê là 83.962 mét, trong đó khoảng 27.674 mét tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và 56.288 mét tài liệu chưa chỉnh lý. Hồ sơ, tài liệu chủ yếu là dạng giấy, phân tán tại nhiều kho, phòng làm việc, chưa được quản lý tập trung.

Việc này đặt ra yêu cầu bức thiết trong việc hoàn chỉnh hồ sơ, xác định giá trị lưu trữ và giao nộp tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định Luật Lưu trữ và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn.

Tài liệu cấp huyện kết thúc hoạt động đã được thống kê, niêm phong chờ xử lý nghiệp vụ.

Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Thực trạng kho tàng, cơ sở vật chất

Hệ thống kho lưu trữ ở cấp xã còn chưa đảm bảo, chủ yếu sử dụng kho tạm, diện tích nhỏ, thiếu trang thiết bị bảo quản chuyên dụng như giá, kệ, công cụ kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm.

Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh đang bảo quản hàng nghìn mét tài liệu có giá trị, tuy nhiên với việc tăng nhanh số lượng tài liệu nộp lưu sau sắp xếp tổ chức bộ máy trong thời gian tới, áp lực quá tải tài liệu là hiện hữu nếu không có kế hoạch mở rộng và bố trí trang thiết bị hiện đại.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu chưa được đồng bộ trên phạm vi toàn tỉnh, đặc biệt trong chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử và tích hợp dữ liệu dùng chung.

Kho Lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh tại phường Trấn Biên

Kho Lưu trữ lịch sử - Cơ sở 2 tại phường Bình Phước

3. Thực trạng đội ngũ nhân lực

Đội ngũ làm công tác lưu trữ tại nhiều cơ quan, nhất là cấp xã, vẫn chủ yếu là kiêm nhiệm, chưa chuyên sâu, chưa qua đào tạo chuyên ngành lưu trữ.

Việc bồi dưỡng nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu và quản lý dữ liệu điện tử còn hạn chế so với yêu cầu chuyển đổi số theo Luật Lưu trữ mới.

Nhân lực có trình độ chuyên môn, kỹ năng ứng dụng công nghệ vào lưu trữ cần được tăng cường, nhất là khi triển khai Đề án 2996 và các giải pháp số hóa tài liệu theo kế hoạch tỉnh.

III. Đánh giá chung

Công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đã có sự quan tâm chỉ đạo và bước đầu đạt được kết quả nhất định. Các văn bản pháp luật từ Trung ương đến địa phương được triển khai, khối lượng tài liệu được thống kê và Đề án 2996 là cơ sở để triển khai chỉnh lý tài liệu với khối lượng lớn tồn đọng trước đây. Tuy nhiên, tình hình hiện nay vẫn tồn tại các hạn chế về kho lưu trữ, trang thiết bị, yếu tố nhân lực và ứng dụng công nghệ, nếu không sớm khắc phục sẽ ảnh hưởng đến chất lượng quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý nhà nước và nhu cầu xã hội.

IV. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ

1. Hoàn thiện cơ chế, tăng cường hướng dẫn thực hiện pháp luật về lưu trữ

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành đến các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Chỉ đạo thực hiện nghiêm các quy định về lập hồ sơ và giao nộp tài liệu theo Luật Lưu trữ, Nghị định 113/2025/NĐ-CP, Thông tư số 06/2025/TT-BNV, Nghị định 31/2026/NĐ-CP và các văn bản có liên quan.

2. Tập trung hoàn thành chỉnh lý tài liệu

Khẩn trương triển khai Đề án 2996 để chỉnh lý, xác định giá trị và giao nộp tài liệu trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo kế hoạch; đảm bảo giao nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng các mốc thời hạn theo phân kỳ Đề án đã phê duyệt.

3. Đầu tư cơ sở vật chất và công nghệ

Rà soát, nâng cấp các kho lưu trữ của các cấp, trang bị đầy đủ thiết bị kiểm soát môi trường, phòng cháy chữa cháy và cơ sở hạ tầng số hóa.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, xây dựng Kho Lưu trữ số theo kế hoạch của UBND tỉnh, đảm bảo khả năng quản lý, truy cập và khai thác tài liệu điện tử hiệu quả trong kỷ nguyên số.

4. Phát triển nguồn nhân lực

Ưu tiên đào tạo chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức, người lao động làm công tác lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm.

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về quản lý tài liệu điện tử, chỉnh lý tài liệu và ứng dụng công nghệ để nâng cao năng lực chuyên môn, đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu trong môi trường số hóa.

Công tác lưu trữ sau khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước, bảo đảm tính pháp lý và lịch sử của tài liệu. Bằng việc triển khai đồng bộ các văn bản pháp luật từ Luật Lưu trữ, Nghị định hướng dẫn đến các quyết định, kế hoạch của UBND tỉnh (như Đề án 2996) và các giải pháp cụ thể nêu trên, tỉnh sẽ tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chuyển đổi số và phục vụ tổ chức, cá nhân khai thác tài liệu trong thời gian tới./.