Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2024; Thông tư số 06/2025/TTBNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Quyết định số 2996/QĐ-UBND ngày 05 tháng 12 năm 2025 của Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ khối hồ sơ, tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy (Đề án 2996), Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai đã ban hành văn bản chỉ đạo về việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cấp huyện sau khi kết thúc hoạt động.
Đây là nội dung quan trọng nhằm bảo đảm tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp huyện (trước khi sắp xếp đơn vị hành chính) được quản lý chặt chẽ, an toàn, phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan, tổ chức và người dân. Chủ tịch UBND tỉnh giao trách nhiệm cụ thể cho các cơ quan, đơn vị, địa phương như sau:
1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
- Chủ trì hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc triển khai thực hiện tại các địa phương.
- Phối hợp, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với UBND các xã, phường trong công tác quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Kịp thời tham mưu UBND tỉnh giải quyết những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Đồng thời, Sở Nội vụ chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:
+ Thực hiện bàn giao khối tài liệu có thời hạn bảo quản của cấp huyện đã kết thúc hoạt động cho UBND các xã, phường (có trụ sở tại UBND cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động) để quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng theo đúng quy định. Việc bàn giao bao gồm cả khối tài liệu được chỉnh lý theo Đề án 2996.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ tiếp nhận, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với khối tài liệu có thời hạn được bàn giao.
+ Tiếp tục quản lý, bảo quản khối tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của cấp huyện sau khi chỉnh lý để đưa vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
2. Trách nhiệm của UBND các xã, phường (có trụ sở tại UBND cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động)
- Có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng khối tài liệu có thời hạn bảo quản hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp huyện đã kết thúc hoạt động do Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bàn giao theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Tiếp tục phối hợp quản lý, bảo đảm an ninh, an toàn tài liệu đã kết thúc hoạt động của cấp huyện (cũ) tại các điểm tập kết tạm thời tại các xã, phường cho đến khi khối tài liệu trên được chỉnh lý hoàn chỉnh theo Đề án 2996.
- Bố trí kho lưu trữ phù hợp với khối lượng tài liệu cần bảo quản, trang bị phương tiện, thiết bị cần thiết nhằm bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ. Đồng thời, bố trí nhân sự có chuyên môn làm công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
- Đảm bảo an ninh, an toàn tài liệu lưu trữ; không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu trong quá trình quản lý, sử dụng.
Tài liệu có thời hạn của UBND huyện Vĩnh Cửu đã kết thúc hoạt động đang bảo quản tại UBND xã Trị An
Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo nêu trên. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các đơn vị kịp thời tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để được xem xét, giải quyết theo thẩm quyền.
Việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cấp huyện sau sắp xếp đơn vị hành chính không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý, mà còn góp phần bảo đảm tính liên tục của hoạt động quản lý nhà nước, giữ gìn an toàn, toàn vẹn giá trị tài liệu lưu trữ - nguồn thông tin quan trọng phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong giai đoạn mới./.