​Trong những năm gần đây, thực hiện chủ trương của Đảng về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, nhiều địa phương đã và đang triển khai việc sắp xếp đơn vị hành chính, sáp nhập, hợp nhất cơ quan, đơn vị. Đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng, tác động trực tiếp đến tổ chức, nhân sự, chức năng, nhiệm vụ và đặc biệt là khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Trong bối cảnh đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh giữ vai trò đặc biệt quan trọng, không chỉ là nơi bảo quản tài liệu có giá trị vĩnh viễn mà còn là thiết chế bảo đảm tính kế thừa, liên tục, minh bạch và an toàn pháp lý cho bộ máy hành chính địa phương khi thực hiện sắp xếp theo chỉ đạo của Bộ Chính trị

I. Cơ sở chính trị, pháp lý xác định vai trò của Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Chủ trương sắp xếp tổ chức bộ máy được xác định trong Nghị quyết số 18-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương về “Một số vấn đề tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả". Nghị quyết nhấn mạnh yêu cầu rà soát chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy; thực hiện sáp nhập, hợp nhất những đơn vị có chức năng tương đồng, giảm đầu mối trung gian.

Song song với đó, hệ thống pháp luật về lưu trữ đã quy định rõ trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu trong mọi hoàn cảnh tổ chức bộ máy. Luật Lưu trữ quy định tài liệu lưu trữ là tài sản của Nhà nước; cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, bảo quản và giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn. Việc chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan không làm thay đổi nghĩa vụ quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ.

Bên cạnh đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về lập hồ sơ, quản lý văn bản, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Điều này đồng nghĩa với việc Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh không chỉ thực hiện chức năng bảo quản mà còn đóng vai trò hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu thực hiện đúng quy định pháp luật.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, Luật Giao dịch điện tử và Luật Lưu trữ (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) đã bổ sung, hoàn thiện quy định về tài liệu điện tử, giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, yêu cầu bảo quản lâu dài tài liệu số. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng để Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh mở rộng chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tiến tới xây dựng kho lưu trữ số.

Như vậy, cả về phương diện chính trị và pháp lý, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là đơn vị sự nghiệp công lập có chức năng chuyên môn sâu, giữ vai trò trung tâm trong hệ thống lưu trữ nhà nước ở địa phương.

II. Bảo đảm an toàn tài liệu trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính

Việc sắp xếp đơn vị hành chính, sáp nhập cơ quan, đơn vị, kết thúc hoạt động của một số tổ chức kéo theo khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu cần được rà soát, phân loại, chỉnh lý và bàn giao. Nếu không được tổ chức chặt chẽ, nguy cơ thất lạc, hư hỏng hoặc phân tán tài liệu là rất lớn.

Trong bối cảnh đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh giữ vai trò:

1. Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc xử lý tài liệu trước khi bàn giao

Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc diện sắp xếp thực hiện kiểm kê, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu, lập danh mục hồ sơ, hoàn thiện thủ tục bàn giao theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và chỉ đạo của Trung ương. Bảo đảm tài liệu được phân loại rõ ràng: tài liệu tiếp tục sử dụng tại cơ quan kế thừa; tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định; tài liệu có giá trị vĩnh viễn phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tài liệu tồn đọng chưa chỉnh ly để có kế hoạch chỉnh lý kịp thời.

Hình ảnh tài liệu của các cơ quan cấp huyện kết thúc hoạt động được thống kê, niêm phong để bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh

2. Tiếp nhận và bảo quản an toàn tài liệu có giá trị vĩnh viễn

Khi đơn vị hành chính cấp huyện hoặc cơ quan chuyên môn chấm dứt hoạt động, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là nơi tiếp nhận tài liệu có giá trị vĩnh viễn để bảo quản tập trung. Việc bảo quản trong điều kiện kho chuyên dụng, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật giúp hạn chế nguy cơ hư hỏng, mối mọt, cháy nổ, thất lạc.

Hình ảnh tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh​

3. Bảo đảm tính liên tục của thông tin quản lý

Tài liệu lưu trữ là bằng chứng pháp lý về quá trình quản lý, điều hành của cơ quan nhà nước. Khi có yêu cầu tra cứu liên quan đến đất đai, xây dựng, tài chính, tổ chức cán bộ… Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có thể cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ cơ quan mới tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ, tránh đứt gãy dữ liệu.

Có thể khẳng định, trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đóng vai trò “người giữ ký ức hành chính" của địa phương.

III. Góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình

Sắp xếp tổ chức bộ máy không chỉ nhằm tinh gọn đầu mối mà còn hướng tới nâng cao hiệu lực, hiệu quả và minh bạch trong hoạt động công vụ. Trong quá trình này, tài liệu lưu trữ là bằng chứng pháp lý quan trọng để: phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán; giải quyết khiếu nại, tố cáo; xác định trách nhiệm cá nhân, tập thể và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, công dân.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thông qua việc bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu đúng quy định, góp phần củng cố niềm tin của nhân dân đối với chính quyền, đồng thời bảo vệ cán bộ thực thi đúng chức trách.

IV. Tham mưu hoàn thiện cơ chế, chính sách về quản lý tài liệu

Trong bối cảnh tổ chức bộ máy có nhiều biến động, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần chủ động tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh:

- Ban hành kế hoạch thu nộp tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính;

- Quy định cụ thể trách nhiệm bàn giao tài liệu khi hợp nhất, giải thể;

- Xây dựng lộ trình chỉnh lý, số hóa tài liệu tồn đọng;

- Tăng cường hướng dẫn việc chấp hành pháp luật về lưu trữ.

Việc tham mưu kịp thời, sát thực tiễn sẽ giúp địa phương thực hiện chủ trương của Bộ Chính trị một cách đồng bộ, hạn chế phát sinh rủi ro pháp lý.

V. Định hướng nâng cao vai trò của Trung tâm trong giai đoạn tới

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ ngày càng cao, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần:

Một là, nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức lưu trữ, tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu;

Hai là, đầu tư cơ sở vật chất, kho lưu trữ đạt chuẩn;

Ba là, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, tra cứu tài liệu;

Bốn là, tăng cường phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong quá trình tổ chức triển khai nhiệm vụ.

Thực hiện chủ trương sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy theo chỉ đạo của Bộ Chính trị là nhiệm vụ lớn, có ý nghĩa chiến lược đối với sự phát triển của đất nước và từng địa phương. Trong tiến trình đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh giữ vai trò nền tảng, bảo đảm an toàn tài liệu, duy trì tính liên tục của hoạt động quản lý nhà nước và cung cấp căn cứ pháp lý phục vụ điều hành, kiểm tra, giám sát.

Khẳng định và phát huy vai trò của Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chính là góp phần thực hiện thành công chủ trương tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững./.