Trong bối cảnh cả nước đang triển khai mạnh mẽ việc sắp xếp đơn vị hành chính, tinh gọn tổ chức bộ máy theo các chủ trương của Đảng và Nhà nước, đồng thời đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số quốc gia, công tác lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò nền tảng, bảo đảm tính liên tục, ổn định và minh bạch của hoạt động quản lý nhà nước. Nếu không tổ chức tốt công tác lưu trữ, quá trình sáp nhập, điều chỉnh địa giới, kết thúc hoạt động của một số cơ quan, đơn vị sẽ tiềm ẩn nguy cơ thất lạc tài liệu, đứt gãy thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của tổ chức, cá nhân và hiệu lực quản lý của Nhà nước.
Hình ảnh tài liệu được sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn trên các giá di động
tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai
I. Cơ sở pháp lý khẳng định vị trí, vai trò của công tác lưu trữ
Ngày 03/01/1946, ngay từ ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1-C/VP về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Chủ tịch Hồ Chí Minh đã chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá “Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng".
Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh. Nguồn: Sưu tầm
Luật Lưu trữ quy định rõ: “tài liệu lưu trữ là tài sản của Nhà nước, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học và lịch sử dân tộc"; Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ, bảo đảm an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Luật cũng quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc lập hồ sơ, quản lý tài liệu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.
Bên cạnh đó, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đã cụ thể hóa trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, bao gồm cả tài liệu điện tử. Nghị định nhấn mạnh yêu cầu quản lý thống nhất từ khâu tạo lập, ban hành, xử lý văn bản đến lập hồ sơ và nộp lưu, tạo tiền đề cho xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số.
Như vậy, về phương diện pháp lý, công tác lưu trữ không chỉ là nghiệp vụ kỹ thuật mà còn là yêu cầu bắt buộc, gắn với trách nhiệm pháp lý của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
II. Bảo đảm tính liên tục và ổn định của bộ máy khi sắp xếp đơn vị hành chính
Việc sắp xếp đơn vị hành chính các cấp, hợp nhất, sáp nhập cơ quan, kết thúc hoạt động của chính quyền cấp huyện và một số cơ quan, tổ chức là chủ trương lớn nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Tuy nhiên, quá trình này kéo theo khối lượng lớn tài liệu cần được rà soát, phân loại, chỉnh lý và bàn giao.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương là bằng chứng pháp lý về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cũng như các quyết định hành chính đã ban hành. Khi một cơ quan, đơn vị chấm dứt hoạt động hoặc sáp nhập vào cơ quan, đơn vị khác, nếu không tổ chức tốt việc quản lý và bàn giao tài liệu, có thể xảy ra tình trạng:
- Thất lạc hồ sơ cán bộ, đất đai, hộ tịch, tài chính, xây dựng cơ bản….
- Không xác định được căn cứ pháp lý của các quyết định trước đây.
- Ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp.
- Phát sinh khiếu nại, tranh chấp do thiếu tài liệu chứng minh.
Công tác lưu trữ trong giai đoạn này đóng vai trò như “cầu nối" bảo đảm sự kế thừa thông tin giữa cơ quan cũ và cơ quan mới. Việc lập danh mục hồ sơ, thống kê, kiểm kê, xác định giá trị tài liệu, bàn giao đầy đủ theo quy định giúp cơ quan tiếp nhận nhanh chóng nắm bắt tình hình, không gián đoạn hoạt động quản lý.
Đặc biệt, đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn, việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thời hạn không chỉ bảo đảm an toàn mà còn tránh tình trạng tồn đọng, quá tải tại các cơ quan, đơn vị, địa phương – nhất là trong bối cảnh thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
III. Nền tảng dữ liệu cho chuyển đổi số và xây dựng chính quyền số
Chuyển đổi số trong khu vực công không thể tách rời việc chuẩn hóa, số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ chính là “nguồn dữ liệu gốc" phản ánh đầy đủ quá trình quản lý, điều hành của cơ quan nhà nước.
Nếu không tổ chức tốt công tác lưu trữ, dữ liệu đưa vào hệ thống số sẽ thiếu tính toàn vẹn, thiếu xác thực hoặc không bảo đảm giá trị pháp lý. Ngược lại, khi hồ sơ được lập đầy đủ, phân loại khoa học, xác định thời hạn bảo quản rõ ràng, việc số hóa sẽ thuận lợi, tiết kiệm chi phí và bảo đảm tính chính xác của dữ liệu.
Trong bối cảnh xây dựng chính quyền số, các yêu cầu đặt ra đối với công tác lưu trữ gồm:
- Quản lý tài liệu điện tử ngay từ khi hình thành: Bảo đảm văn bản điện tử được ký số hợp lệ, lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tránh tình trạng in ra giấy để lưu song song một cách hình thức.
- Chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ điện tử: Mỗi công việc phải được theo dõi, cập nhật đầy đủ tài liệu trong môi trường số; kết thúc công việc phải hoàn thành hồ sơ điện tử theo đúng quy định.
- Số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị: Đối với tài liệu giấy có giá trị bảo quản lâu dài, cần xây dựng kế hoạch số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu phục vụ khai thác, đồng thời giảm tần suất sử dụng bản gốc, bảo đảm an toàn lâu dài.
- Kết nối, chia sẻ dữ liệu: Tài liệu lưu trữ sau khi được số hóa, chuẩn hóa có thể tích hợp vào các hệ thống thông tin, phục vụ giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến, tra cứu thông tin nhanh chóng, minh bạch.
Có thể khẳng định, công tác lưu trữ là “trụ cột dữ liệu" của chuyển đổi số trong khu vực công. Không có lưu trữ khoa học, chuyển đổi số sẽ thiếu nền móng vững chắc.
Ảnh minh họa (Nguồn: internet).
IV. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay
Để phát huy đầy đủ vai trò của công tác lưu trữ trong bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy và chuyển đổi số, cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau:
Một là, tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu: Xác định công tác lưu trữ là nhiệm vụ chính trị quan trọng, không “khoán trắng" cho bộ phận chuyên môn.
Hai là, rà soát, chỉnh lý tài liệu trước khi sắp xếp đơn vị: Tổ chức kiểm kê, phân loại, lập danh mục, hoàn thiện hồ sơ trước khi bàn giao; bảo đảm bàn giao đầy đủ, có biên bản, có xác nhận.
Ba là, đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ: Ưu tiên tài liệu có giá trị vĩnh viễn, tài liệu phục vụ thường xuyên cho người dân và doanh nghiệp.
Bốn là, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ và kỹ năng số: Nâng cao năng lực đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu điện tử.
Năm là, đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật: Kho lưu trữ đạt tiêu chuẩn, hệ thống phần mềm quản lý tài liệu điện tử bảo đảm an toàn thông tin.
Trong tiến trình cải cách hành chính, tinh gọn bộ máy và chuyển đổi số quốc gia, công tác lưu trữ không còn là hoạt động mang tính “hậu cần" mà đã trở thành yếu tố cốt lõi bảo đảm sự ổn định, liên tục và minh bạch của nền hành chính. Với cơ sở pháp lý ngày càng hoàn thiện, đặc biệt là các quy định mới về tài liệu điện tử, ngành lưu trữ đứng trước cơ hội lớn để khẳng định vai trò của mình.
Tổ chức tốt công tác lưu trữ chính là giữ gìn ký ức của cơ quan, bảo vệ quyền lợi của nhân dân, đồng thời tạo nền tảng dữ liệu tin cậy cho chính quyền số. Trong bối cảnh sắp xếp đơn vị hành chính và đổi mới tổ chức bộ máy hiện nay, đây không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn là trách nhiệm chính trị của mỗi cơ quan, tổ chức và người đứng đầu./.