Ngày 05/12/2025, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai đã ban hành Quyết định số 2996/QĐ-UBND phê duyệt Đề án “Quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối hồ sơ, tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy". Đây là Đề án có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong bối cảnh tỉnh Đồng Nai thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức lại bộ máy theo chủ trương của Trung ương, nhằm bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện thống nhất, an toàn và hiệu quả.
Thực hiện các Kết luận của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các nghị quyết của Quốc hội về sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính các cấp, tỉnh Đồng Nai mới chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/7/2025 trên cơ sở hợp nhất địa giới hành chính và hệ thống tổ chức bộ máy của tỉnh Đồng Nai (cũ) và tỉnh Bình Phước (cũ). Sau sắp xếp, tỉnh Đồng Nai có diện tích tự nhiên hơn 12.737,17 km², dân số trên 4,4 triệu người, với hệ thống tổ chức bộ máy hành chính gồm 14 cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, 01 cơ quan tương đương sở, 34 đơn vị sự nghiệp công lập và 95 đơn vị hành chính cấp xã. Quá trình hoạt động lâu dài của các cơ quan, tổ chức ở cả ba cấp tỉnh, huyện, xã đã hình thành khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ rất lớn, phản ánh toàn diện các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng – an ninh của địa phương qua nhiều giai đoạn lịch sử. Tuy nhiên, qua rà soát trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, công tác quản lý, bảo quản tài liệu tại một số cơ quan, đơn vị còn bộc lộ nhiều tồn tại, hạn chế. Đến thời điểm ngày 30/6/2025, tổng khối lượng tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh được xác định rất lớn, phần nhiều chưa được chỉnh lý theo quy định, còn bó gói, lẫn lộn, bảo quản phân tán tại nhiều địa điểm, tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc nếu không được xử lý kịp thời.
Trước thực trạng đó, Đề án được xây dựng với mục tiêu giải quyết căn bản, toàn diện khối hồ sơ, tài liệu hình thành trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy; bảo đảm tài liệu được chỉnh lý khoa học, phân loại, xác định giá trị đúng quy định, loại bỏ tài liệu hết giá trị, bảo quản an toàn tài liệu có giá trị và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng. Theo Đề án, phạm vi áp dụng bao gồm các cơ quan cấp tỉnh; cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh; các tổ chức hội do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ; UBND cấp xã; tài liệu của các đơn vị hành chính cấp huyện đã kết thúc hoạt động bàn giao về Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý. Tổng khối lượng tài liệu cần xử lý nghiệp vụ là 56.288 mét, đã loại trừ khối lượng tài liệu của các đơn vị sự nghiệp tự chủ tài chính thực hiện bằng nguồn kinh phí của đơn vị. Tổng dự toán kinh phí thực hiện Đề án khoảng 435.106.377.968 đồng, trong đó: chi từ nguồn ngân sách địa phương: 422.297.918.909 đồng, chi từ nguồn thu sự nghiệp: 12.808.459.059 đồng. Đề án được xây dựng với lộ trình thực hiện trong 05 năm, giai đoạn 2026–2030.
Song song với việc phê duyệt và triển khai Đề án xử lý nghiệp vụ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, UBND tỉnh Đồng Nai đã báo cáo Thường trực Tỉnh ủy về tiến độ thực hiện Đề án và tình hình xây dựng Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Trên cơ sở chỉ đạo của Trung ương và hướng dẫn của các bộ, ngành liên quan, UBND tỉnh đã tổng hợp, đánh giá hiện trạng khối lượng hồ sơ, tài liệu cần xử lý nghiệp vụ và nhu cầu số hóa trong thời gian tới.
Trên cơ sở Văn bản số 10911/BTC-NSNN ngày 18/7/2025 của Bộ Tài chính, UBND tỉnh Đồng Nai đã tổng hợp, báo cáo dự ước kinh phí phục vụ số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Theo dự ước, tỉnh dự kiến thực hiện số hóa khoảng 30% khối lượng tài liệu lưu trữ, với tổng kinh phí khoảng 699.736. 377.600 đồng (chưa bao gồm kinh phí trang bị thiết bị đầu cuối quản lý tàiliệu lưu trữ số), cân đối từ ngân sách của tỉnh là 100 tỷ, chia thành 02 giai đoạn: (1) giai đoạn 2026-2027 là 40 tỷ; (2) giai đoạn 2028-2030 là 60 tỷ; kiến nghị hỗ trợ từ ngân sách Trung ương khoảng 600 tỷ. Đáng chú ý, sau khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã, tổng khối lượng hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị, địa phương bàn giao, tiếp nhận trên địa bàn tỉnh Đồng Nai lên đến 155.326 mét. Trong số này, mới có 35.345,51 mét hồ sơ đã được chỉnh lý, còn lại 119.980,5 mét hồ sơ chưa được chỉnh lý. Theo nguyên tắc thực hiện số hóa, hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được chỉnh lý hoàn chỉnh; trên cơ sở đó, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm tổ chức rà soát, lựa chọn, đánh giá lợi ích, chi phí và rủi ro trước khi xây dựng kế hoạch số hóa.
Trong quá trình xây dựng Đề án số hóa, UBND tỉnh cũng gặp một số khó khăn, vướng mắc, nhất là việc xác định tỷ lệ tài liệu ưu tiên số hóa và cơ sở pháp lý để xác định khối lượng tài liệu quy đổi. Trên cơ sở xin ý kiến Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan Trung ương, UBND tỉnh đã giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các sở, ngành liên quan khẩn trương hoàn thiện Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bảo đảm đúng quy định pháp luật, an toàn, hiệu quả và phù hợp với lộ trình chuyển đổi số của tỉnh.
Việc triển khai đồng bộ Đề án xử lý nghiệp vụ hồ sơ, tài liệu lưu trữ và xây dựng Đề án số hóa là nhiệm vụ trọng tâm, có ý nghĩa lâu dài đối với công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Đồng Nai. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, bảo tồn và phát huy giá trị khối tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lịch sử, khoa học, pháp lý; đồng thời tạo nền tảng quan trọng để từng bước xây dựng kho lưu trữ số, chính quyền số, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và sự phát triển kinh tế – xã hội của địa phương trong giai đoạn mới./.
Một số hình ảnh bàn giao, tiếp nhận hồ sơ lưu trữ trong quá trình sắp xếp,
tổ chức bộ máy theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp
