Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, trong giai đoạn 2020 – 2025, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã được UBND tỉnh quan tâm chỉ đạo triển khai thực hiện đồng bộ thông qua nhiều kế hoạch, văn bản hướng dẫn cụ thể. Trên cơ sở Kế hoạch số 10493/KH-UBND ngày 01/9/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh về thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020 – 2025, Sở Nội vụ đã chủ động tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, đồng thời phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tổ chức triển khai thực hiện công tác thu thập tài liệu theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
Qua 05 năm triển khai thực hiện, với sự phối hợp của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã đạt được những kết quả tích cực. Tổng số mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn do các cơ quan, tổ chức đăng ký giao nộp theo Kế hoạch số 10493/KH-UBND là 6.288,40 mét tài liệu. Sau khi các cơ quan, đơn vị tiến hành rà soát, báo cáo, giải trình, tổng số tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được xác định là 2.697,72 mét. Đến nay, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiếp nhận 1.860,89 mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của 211 phông lưu trữ, đạt tỷ lệ 68,98% so với tổng số tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau rà soát. Kết quả này cơ bản đáp ứng chỉ tiêu phấn đấu theo Kế hoạch số 10493/KH-UBND đề ra đến hết năm 2025.
Hiện nay, tổng số tài liệu đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh là trên 5.000 mét tài liệu với hàng trăm phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, phản ánh toàn diện quá trình hình thành và phát triển kinh tế – xã hội, quốc phòng – an ninh của tỉnh qua các thời kỳ.
Hằng năm, thực hiện các kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu do UBND tỉnh ban hành, Sở Nội vụ đã chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tổ chức triển khai nhiều giải pháp cụ thể nhằm hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc lập hồ sơ, chỉnh lý và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trong quá trình triển khai thực hiện, Sở Nội vụ đã tổ chức nhiều đợt kiểm tra, khảo sát thực tế tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu nhằm hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; kiểm tra chất lượng hồ sơ, tài liệu trước khi giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Thông qua công tác kiểm tra, hướng dẫn, nhiều cơ quan, đơn vị đã kịp thời chấn chỉnh, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, tài liệu bảo đảm chất lượng theo quy định. Một số cơ quan, đơn vị như Văn phòng UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Dân tộc và Tôn giáo, Sở Xây dựng… đã chủ động phối hợp với các cơ quan liên quan và đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý để tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đúng quy trình, thủ tục, bảo đảm chất lượng và tiến độ giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: một số cơ quan, đơn vị chưa hoàn thành việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; chất lượng tài liệu sau chỉnh lý chưa đáp ứng yêu cầu để tiếp nhận vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiến độ giao nộp tài liệu còn chậm so với kế hoạch đề ra,…
Cùng với việc thu thập và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh cũng được quan tâm, chú trọng triển khai. Song song với công tác thu thập, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã chú trọng thực hiện công tác sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ. Thông qua nhiều hình thức như đưa tin, viết bài, phóng sự trên báo chí, trang thông tin điện tử, công tác tuyên truyền về giá trị tài liệu lưu trữ từng bước được đẩy mạnh.
Từ tháng 9/2020 đến nay, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã phục vụ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ cho hơn 2.100 lượt người trong và ngoài tỉnh với trên 10.000 văn bản, đáp ứng kịp thời nhu cầu nghiên cứu, tra cứu phục vụ công tác chuyên môn và giải quyết các chế độ, chính sách của tổ chức, cá nhân.
Nhìn chung, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020–2025 đã đạt được nhiều kết quả tích cực, thể hiện sự quan tâm chỉ đạo của UBND tỉnh và sự phối hợp của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Kết quả đạt được trong giai đoạn 2020 – 2025 cho thấy sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của UBND tỉnh, sự phối hợp chặt chẽ giữa Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu từng bước đi vào nền nếp, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Trong thời gian tới, trên cơ sở kết quả tổng kết giai đoạn 2020 – 2025 và yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ tiếp tục phối hợp với các cơ quan, tổ chức đẩy mạnh công tác chỉnh lý, thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; đồng thời từng bước triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu chuyển đổi số và phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh./.
Một số hình ảnh thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn (2020-2025)
