Thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW, ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Để bảo đảm công tác quản lý văn thư và lưu trữ tại các địa phương, cơ quan, đơn vị, ngày 19/02/2025 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Công văn số 115/VTLTNN-QLI về quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Theo đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.
Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, nghe nhìn…) phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động thì đóng phông lưu trữ cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu. Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của pháp luật lưu trữ. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có).
Các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động cần rà soát, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu.
Lưu trữ lịch sử các cấp phối hợp với cơ quan đăng ký mẫu con dấu để tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau khi thu hồi theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.
Công văn cũng nêu rõ Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm ban hành hoặc tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn việc quản lý văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức khi kết thúc hoạt động, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, thành lập mới theo Nghị quyết số 18-NQ/TW cho phù hợp với thực tế của địa phương đồng thời, chỉ đạo Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố tăng cường hướng dẫn, phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức hoàn thiện và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. (Đính kèm nội dung Công văn số 115/VTLTNN-QLI ngày 19/02/2025 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)./.
