Hệ thống truy vấn tài liệu thông minh ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) được Trung tâm Lưu trữ quốc gia II chính thức triển khai nội bộ, đánh dấu bước tiến đột phá trong hành trình chuyển đổi số của ngành lưu trữ.
Khi đến Phòng Đọc – Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, độc giả truy cập vào địa chỉ http://192.168.18.15:1718/home, ngay lập tức được trải nghiệm một hình thức hoàn toàn mới trong việc tra cứu tài liệu lưu trữ – thân thiện, trực quan và đầy thông minh. Không còn những thao tác tìm kiếm theo từ khóa rập khuôn, không cần nhớ chính xác nội dung hay thời gian tài liệu, độc giả chỉ cần mô tả thông tin cần tìm kiếm, chatbot tự động phân tích và đưa ra câu trả lời phù hợp nhất, được trích xuất từ kho dữ liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Nếu câu trả lời chưa đáp ứng nhu cầu, độc giả có thể tiếp tục trò chuyện với chatbot như đang giao tiếp với cán bộ phòng Đọc tận tâm – kiên nhẫn, tỉ mỉ và luôn sẵn sàng hỗ trợ cho đến khi tìm ra thông tin cần thiết.
Đây là lần đầu tiên trong ngành lưu trữ, trí tuệ nhân tạo được tích hợp vào hệ thống khai thác tài liệu – một lĩnh vực vốn được xem là “thủ công", mang nặng tính truyền thống. Không chỉ là một công cụ hỏi – đáp đơn thuần, sản phẩm này còn là bước khởi đầu cho một hướng đi mới: số hóa tri thức lưu trữ.
Chatbot AI nói trên có tên gọi là “hệ thống truy vấn tài liệu thông minh", được phát triển và vận hành hoàn toàn trên nền tảng máy chủ nội bộ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với các ứng dụng AI phổ biến hiện nay: hệ thống không kết nối Internet, không chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài, đảm bảo tuyệt đối an toàn, bảo mật tài liệu lưu trữ.
Toàn bộ dữ liệu mà chatbot sử dụng để trả lời câu hỏi được trích xuất từ hệ thống quản lý tài liệu điện tử E-AIMS – phần mềm lõi trong công tác nghiệp vụ của Trung tâm II. Nhờ sự tích hợp này, chatbot không chỉ hiểu được nội dung tài liệu mà còn biết cách “trả lời có ngữ cảnh", giúp người dùng tiếp cận thông tin một cách logic và trực quan hơn nhiều so với phương pháp tra cứu truyền thống.
Người dùng có thể đặt những câu hỏi như:
- “mỗi năm Mỹ tài trợ cho VNCH bao nhiêu tiền?"
- “Hồ sơ về công trình nhà thờ Đức bà trong phông nào?"
- “Có tài liệu nào liên quan đến cải cách hành chính giai đoạn 1964-1974 không?"
- “Bản đồ quy hoạch đầu tiên của Thành phố Sài Gòn do ai vẽ"
Chỉ sau vài giây, chatbot sẽ cung cấp các thông tin tổng hợp về câu trả lời, liệt kê hồ sơ, tài liệu liên quan, cung cấp trích dẫn nội dung hoặc hướng dẫn cách tìm kiếm trong hệ thống. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho độc giả.
Trong nhiều năm qua, lưu trữ luôn được nhắc đến là một lĩnh vực đặc thù, gắn liền với hồ sơ, tài liệu và những kho lưu trữ im lìm. Tuy nhiên, cùng với làn sóng chuyển đổi số quốc gia, các trung tâm lưu trữ đang từng bước thay đổi để bắt kịp thời đại.
Việc ứng dụng AI vào công tác chuyên môn – cụ thể là khai thác thông tin tài liệu – không chỉ là đổi mới công nghệ, mà còn là đổi mới tư duy, hướng tới xây dựng một môi trường lưu trữ hiện đại, mở và phục vụ tốt hơn cho xã hội.
Trước đây, để tra cứu được một nội dung trong kho tài liệu, thường cần đến sự hỗ trợ của cán bộ có kinh nghiệm, am hiểu về các phông tài liệu và có kiến thức lịch sử. Giờ đây, độc giả có thể tìm thấy thông tin chỉ sau vài câu hỏi đơn giản với chatbot.
Về mặt kỹ thuật, chatbot được sử dụng mô hình ngôn ngữ tiên tiến, được “tinh chỉnh" trên dữ liệu nội bộ. Hệ thống được tích hợp với cơ sở dữ liệu E-AIMS, cho phép hiểu và diễn giải ngôn ngữ theo ngữ cảnh nghiệp vụ lưu trữ.
Đây không chỉ là công cụ hỏi đáp, mà có thể mở rộng thành nền tảng hỗ trợ:
- Tư vấn thủ tục khai thác tài liệu.
- Đào tạo cán bộ lưu trữ mới.
- Trợ lý ảo hướng dẫn quy trình nghiệp vụ.
- Tích hợp vào cổng thông tin độc giả hoặc phần mềm nghiệp vụ khác.
Trong quá trình xây dựng chatbot, để AI thực sự “hiểu" nội dung tài liệu lưu trữ, các cán bộ phải mất nhiều tháng tiền xử lý dữ liệu, đào tạo mô hình và hiệu chỉnh đầu ra. Mỗi câu hỏi – trả lời mà chatbot thực hiện được như hôm nay là kết quả của hàng ngàn giờ làm việc, từ số hóa, phân loại, mô tả đến kiểm thử hệ thống. Và đó cũng chính là mục tiêu lớn của dự án: biến kho tài liệu giấy thành kho tri thức số, có thể tìm kiếm, truy vấn, phân tích và ứng dụng.
Việc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tiên phong triển khai hệ thống truy vấn tài liệu thông minh không chỉ là bước tiến kỹ thuật, mà là dấu mốc chuyển mình trong tư duy phục vụ xã hội để tài liệu lưu trữ ngày càng phát huy được giá trị./.